Sauvegarde et archivage :

On a souvent tendance à confondre Archivage et Sauvegarde. Ce sont pourtant 2 notions très différentes qu'il convient de bien identifier.

La sauvegarde :

La sauvegarde consiste à recopier les fichiers du système d'information, sur un support magnétique ou numérique compatible avec les moyens de restauration prévus.

Il faut distinguer 2 grandes catégories de sauvegarde :

- Les sauvegardes Locales (dites aussi de Production) : Pour une reprise suite à un incident mineur. Elles sont stockées dans des lieux adaptés du site (bandothèque, coffre ignifuge, etc.).
- Les sauvegardes Externalisées (dites aussi de Recours) : Elles concernent les données stratégiques et sont stockées sur un site externe éloigné. Elles sont utilisées suite à un incident majeur nécessitant une restauration des informations soit sur le site nominal, soit sur un site de secours.

L'archivage :

Il concerne la conservation des données de production, applicatives ou systèmes pour les besoins propres à l'entreprise ou pour des raisons juridiques, fiscales, administratives ou sociales. Ces informations peuvent être utilisées par exemple, dans le cas de contrôle fiscal ou à des fins de statistiques ou encore pour la constitution de preuve en cas de litige. L'archivage implique également la conservation des équipements, logiciel et matériel, nécessaires à l'exploitation de ces données. Il ne s'agit pas ici de 'l'archivage' d'un fichier, inactif pendant une durée déterminée, par des automates d'exploitation pour la libération d'espace disque.

Contrôle des comptabilités informatisées

L'évolution des matériels et des logiciels disponibles en matière de comptabilités informatisées et le souci d'une meilleure information des contribuables en ce qui concerne les obligations fiscales et comptables déjà anciennes dans ce domaine, rendent nécessaire de compléter et préciser les dispositions applicables prévues par les instructions 13 L-6-91 du 14 octobre 1991