Audit des effectifs

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  • Publié le : 13 octobre 2010
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Audit et Gestion des Ressources Humaines

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AUDIT DES EFFECTIFS
Avant Propos : Cette fiche constitue le second volet d'une série de documents de synthèse concernant l'Audit de la Gestion des Emplois et des Ressources Humaines. Elaborés par les étudiants du DESS Management des Ressources Humaines de Lille, ces documents tentent d'élaborer une revue de synthèse des modes ettechniques dominants en la matière. L'audit des effectifs répond aux questions suivantes : • est-ce-que le nombre et la nature des emplois actuels sont conformes à ce qui a été prévu pour cette date? Référence : le budget de l'année en cours, • est-ce-que le nombre moyen des emplois sur l'année amène à franchir un seuil social (élection de délégués, création d'un comité d'entreprise...) Référence : ledroit du travail, • est-ce-que le pourcentage d'emplois précaires (CDD, saisonniers, intérims...) est conforme à la politique de l'emploi dans l'entreprise? Référence : la politique interne de l'emploi. Dans la mesure où les deux dernières ne nécessitent pas des investigations compliquées, nous nous intéresserons plus particulièrement à l'audit du budget "effectifs".

1 : l'audit du budget"effectifs"?
1-1 : A quel problème répond-il? Il s'agit de vérifier si le budget "effectifs" sera respecté, un dérapage à la hausse de ce budget peut diminuer le résultat de l'entreprise avant impôts, réduire le bénéfice. En général, le contrôle permanent du budget suffit mais il est parfois nécessaire de procéder à un examen plus approfondi, c'est le cas lorsque : • un long passé de dérapages faitdouter du budget, • un nouveau directeur hésite à engager sa responsabilité sur un budget dont il ne connaît pas toutes les hypothèses et les risques, • le flou des procédures et des définitions entraînent des polémiques permanentes sur le niveau des effectifs et leur évolution et donc une perte de confiance dans la valeur des données. 1-2 : Prescripteur Le directeur général pour l'ensemble del'entreprise ou sur une unité de production.

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1-3 : Parties prenantes • • • Les membres du comité de direction, ou le ou les directeurs des unités concernées, ou le chef du personnel.

1-4 : Auditeur Un organisateur interne connaissant bien l'entreprise, ou un auditeur externe s'il y a nécessité d'avoir un regard neuf, sans biais,d'une crédibilité de compétences. 1-5 : Les étapes • • • • Bonne compréhension du problème posé, Examen de la méthode d'établissement des effectifs, Examen de la procédure d'élaboration du budget, Examen des hypothèses de construction du budget; Etat des réalisations; Prévisions; Conséquences techniques et sociales, • Consolidation des informations au niveau de l'entreprise ou de l'unité, •Conclusions - Recommandations. 1-6 : L'investigation • La phase d'explicitation et de délimitation du problème. Elle nécessite : ü la consultation des documents disponibles (rapport annuel, bilan social, plans et budgets...), ü la visite du ou des sites significatifs, ü un entretien avec le prescripteur pour voir ses préoccupations générales, quelles précautions il recommande, quel secteur il souhaite voirexplorer... • Examen de la méthode d'établissement des effectifs ü Clarifier les définitions qui ont servi à établir les documents officiels de façon à pouvoir les lire correctement et à établir des ponts entre eux (Cf. Prise en compte pour les calculs des CDI uniquement ou des CDD également, des personnes en longue maladie?). ü Voir s'il existe une définition écrite de l'établissement du budgetdes effectifs, vérifier la concordance des définitions entre le contrôleur de gestion et le responsable du personnel. ü S'intéresser aux listings de la paie pour connaître les effectifs inscrits. • Examen de la procédure d'élaboration du budget. Si les budgets sont établis de façon décentralisée (le siège fixe les objectifs et les unités établissent les moyens nécessaires) il faut auditer : ü...
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