Article extrait de « L’Entreprise » N° 249 Octobre 2006

Se servir de l’e-mail, cela s’apprend. Ne cliquez pas trop vite sur « envoyer » !
Enquête. Les tombereaux de courriels inutiles, trop longs et mal rédigés, font perdre beaucoup de temps. Des mesures préventives s’imposent. Voici les principales. Ce jeune candidat venait de recevoir par e-mail une proposition d’embauche chez NIJI, une SSII rennaise. Il s’est empressé de faire suivre à sa mère. « Deux jours plus tard, je reçois un mail de cette dame, se souvient Hugues Meili, le PDG de NIJI. Il commençait ainsi : « Mon chéri, je crois que c’est une bonne société… ». En réalité, elle s’était emmêlé les pinceaux et, au lieu de répondre à son fils, elle m’a répondu à moi ! » Heureusement pour le candidat – finalement embauché–, le courriel de sa mère n’était pas assassin… Simple d’usage, instantané, gratuit : l’e-mail a toutes les qualités d’un bon outil de communication. Tellement qu’on oublie parfois qu’il est à manier avec précaution. Car, en plus de ce genre d’ « erreurs d’aiguillage », il peut être source de malentendus, de fuites, de trop-plein d’informations, de perte de temps… D’où le conseil de Sébastien Roussel, responsable d’arobase.org, le site de référence sur l’e-mail : « Dans le cadre professionnel, prenez toujours cinq secondes pour relire avant d’envoyer. » En prenant garde à…

Ne pas faire de courrier pour rien…
« Dans la journée, je reçois de 100 à 150 e-mails, dont un tiers inutiles », constate Hugues Meili. Exemple : « L’e-mail de 11H50 pour demander à toute l’entreprise : « on va manger où ? » et les 120 suggestions de restaurant qui s’ensuivent ! » Mises en copie inutiles, envois à des listes de diffusion trop larges, e-mails pour dire : « Je n’ai pas compris ton e-mail »… Les occasions d’expédier un courriel inutile ne manquent pas. En particulier chez les juniors, à en croire Thibault Lanxade, PDG de Gazinox : « Un jeune collaborateur à qui je demande un travail peut me l’envoyer