Calendrier-de-conservation-csss

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CALE DRIER DE CO SERVATIO DES DOCUME TS ADMI ISTRATIFS

Version 1

Outil du système de gestion documentaire

2007-01

2

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

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1. Description du plan de classification

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2. Description du calendrier de conservation

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3. Plan de classification/calendrier de conservation

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Section 1000 Gestion administrative du CSSS

10 208 239 271287 305

Section 2000 Gestion des ressources informationnelles du CSSS Section 3000 Gestion des ressources humaines du CSSS Section 4000 Gestion des ressources financières du CSSS

Section 5000 Gestion des ressources matérielles et immobilières du CSSS Section 6000 Gestion des activités générales pour les usagers du CSSS Section 7000 Gestion des programmes et services 317

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I TRODUCTIOLes spécialistes en gestion des documents soulignent avec raison l'importance que l'on doit accorder aux outils de base d’un système de gestion documentaire fonctionnel et durable. D’une part, le plan de classification permet d’ordonner intellectuellement les documents, de façon à faciliter leur classement physique et leur repérage ultérieur. D’autre part, le calendrier de conservation aide àcontrôler la masse documentaire en établissant la durée de vie légale de ces documents. Pour une application efficace de ces deux outils, le calendrier de conservation devrait être basé sur le plan de classification, puis ceux-ci intégrés dans un logiciel de gestion documentaire.

Ces outils de gestion documentaire ont été conçu pour supporter le CSSS dans la gestion de ses documentsadministratifs. Leur application adéquate va permettre des économies d'espace, de temps et d'argent, en plus de répondre à des exigences légales.

Le présent document est divisé en trois parties. Nous décrivons d’abord les principales composantes du plan de classification et ensuite du calendrier de conservation. Enfin, nous présentons la structure de classification à laquelle se greffe les délais deconservation. Notez que l’index alphabétique sera produit via le logiciel de gestion documentaire.

Espérant que ces outils de gestion documentaire puissent contribuer à une meilleure organisation et au traitement efficace des documents administratifs du CSSS.

Dany Ouellet, archiviste professionnel certifié AAQ

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1. Description du Plan de classification.

Michel Roberge définit le plan declassification comme étant "(...) une structure hiérarchique et logique permettant l'identification et le regroupement physique ou intellectuel des documents ainsi que leur repérage par l'ensemble du personnel de l'organisation". Cette constituante essentielle d'un système de gestion des documents administratifs doit posséder certaines caractéristiques de base: - Le plan doit être calqué sur lesgrandes fonctions de l'organisation; - Il doit pouvoir s'appliquer à l'ensemble des supports (papier, microforme, bande magnétique...) des documents administratifs; - Il doit être utilisé uniformément par toutes les unités administratives ou instances de l'organisation; - Il doit respecter certains principes: de hiérarchie (la structure se présente du général au particulier); de non duplication(une activité ne devrait pas se répéter deux fois); de souplesse (permettre le développement de la stucture); etc. Ce plan a été conçu en respectant les grandes fonctions du CSSS. Il se divise en 7 sections : 1000 Gestion administrative du CSSS 2000 Gestion des ressources informationnelles du CSSS 3000 Gestion des ressources humaines du CSSS 4000 Gestion des ressources financières du CSSS 5000Gestion des ressources matérielles et immobilières du CSSS 6000 Gestion des activités générales pour les usagers du CSSS 7000 Gestion des programmes et services Le système de codification proposé est numérique décimal (système Raiffaud) montrant bien la relation du général au particulier. Chaque document reçoit un code qui est composé de trois (3) parties (ou groupes de chiffres):

Le code...
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