Cas barriroute

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Eléments de correction de la phase Préliminaire / Intérimaire / Intérim
Société Barriroutes
1. CARTOGRAPHIE DU CYCLE ACHATS
A faire en cours
2. RISQUES ET FAIBLESSES D’UN TEL SYSTEME
Equipement informatique
La société n’est pas équipée d’un système informatique lui permettant de suivre ses affaires de
manière intégrée. De ce fait, il lui est difficile de contrôler efficacement son cycleachats, en
particulier ses marges sur affaires, car l’analyse pourrait dégager rapidement des anomalies de
contrôle indiciaire, en conséquence les pistes possibles pour détecter des erreurs de cut-off dans la
relation Stocks / Achats.
A noter que certains systèmes permettent la comptabilisation de provisions automatiques dès la
réception des marchandises, extournées lors de la saisie réelle desfactures fournisseurs.
Passation des commandes d’achats
Le service comptable n’est pas destinataire des commandes adressées aux fournisseurs ; en
conséquence, nous avons relevé les risques suivants lors de notre précédente mission :
Le service comptable n’a aucune idée des réceptions prévues mois par mois en provenance des
fournisseurs de production ; il ne lui est donc pas facile de pisterles principales factures en
attente pour border régulièrement le cut-off achats.
Les prévisions de trésorerie sont établies en fonction des factures enregistrées : elles sont donc
sous-estimées en permanence car elles devraient s’appuyer sur les réceptions des fournisseurs, à
défaut sur les prévisions de réceptions issues des commandes fournisseurs.
Les acomptes sur commandes ne sont pascorrectement anticipés car le service comptable reçoit
régulièrement au dernier moment la demande d’acompte du fournisseur ; s’il était destinataire des
commandes d’achats, il pourrait plus facilement les intégrer dans la prévision de trésorerie au vu
des commandes et non des informations aléatoires en provenance des autres acteurs de
l’entreprise.
Enfin et nous le reverrons un peu plus loin, lesfactures sont contrôlées par le service achats, soit
la même personne qui achète et qui appose le bon à payer sur le document ; il s’agit d’un principe
de base du contrôle interne dans la séparation des tâches. Il semble que le service comptable soit
volontairement « écarté » d’un tel contrôle puisqu’il ne voit jamais les commandes adressées au
fournisseur.
Réception des livraisons
Les bonsde livraisons sont visés sans contrôle immédiat suffisant des livraisons car le magasinier est
tout seul pour gérer les réceptions. Les contestations ultérieures seront toujours plus difficiles à
formaliser plutôt qu’une réserve immédiate sur le bon du transporteur. Il serait opportun de muscler
ponctuellement le service réception avec une deuxième personne pour étoffer en cas de besoin cettefonction de l’entreprise.
Les bons de livraison sont stockés en vrac dans un carton, vidé chaque vendredi soir par le service
achats : le risque de perdre des documents est très important et il serait plus judicieux que le
magasinier transmette lui-même et quotidiennement ces documents au service achats, après avoir
vérifié leur exhaustivité.
Cette remarque est d’autant plus importante qu’iln’existe pas de cahier de réception (surcharge non
pas inutile mais impossible du pauvre magasinier totalement débordé). Si le BL est perdu ou égaré, il
n’existe pas de contrôle possible sur des livraisons effectuées pour lesquelles la facture du
fournisseur n’aurait pas encore été comptabilisée, et le service achats n’a pas la possibilité de
contrôler l’exhaustivité des BL reçus en l’absenced’un numéro interne (et séquentiel) de réception.
Il n’est pas raisonnable d’attendre une fois par mois les BL des sous-traitants car les factures sont
bloquées au service achats qui ne peut pas les contrôler rapidement. Nous devons recommander une
expédition hebdomadaire des documents pour accélérer le processus de contrôle et d’enregistrement
au sein de la comptabilité fournisseurs.
Les...
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