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  • Publié le : 14 mai 2011
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1 Traitement des factures
Le prestataire émet la facture à l'attention du GFA qui s'assure de vérifier que celle ci est en conformité quant aux zones administratives.
Deux possibilités sont envisagées : la facture est conforme et dans ce cas elle part en direction du chef de projet pour un second contrôle ou bien elle est réexpédiée au prestataire pour une nouvelle émission de facture prenanten compte les modifications à faire.
Le chef de projet devra s’assurer à son tour que la facture est bien conforme avec les travaux réalisés, et si ce n'est pas le cas, elle devra comme précédemment retourner au prestataire pour y inclure les demandes de rectifications.
Une fois que ces deux contrôles ont eu lieu et que l'authentification de la facture a été avérée alors une demande d'ouverturede crédit est établit par le chef de projet auprès du GFA. Le GFA transmet la demande de crédit à la DAF. Une fois l'ouverture de crédit effectuée la facture et le bon de commande partent pour signature au SG.
Après signature de ces documents, ils sont transmis au GFA qui les retransmettra à l'ACO pour paiement au prestataire. Le classement et l'archivage sont à la charge du GFA.

2Notification des tranches < 125k€
Une fois la fin de tranche, le chef de projet est en charge de préparer la notification, après avoir vérifier la conformité des prestations effectuées avec l'appui du CCP.
La demande de notification est envoyée au GFA en charge d'engager la tranche financière sur SAP ainsi que l'envoi du parapheur au SG pour signature.
Une fois la notification et le bon de commandesigné, ces derniers retournent auprès du GFA.
Le GFA a pour mission d'envoyer la notification (LRAR notification) au prestataire, une copie de cette notification au chef de projet et le dossier de notification à l'ACO. L'archivage de la notification reste à la charge du GFA.

3 Notification des tranches > 125k€
Après la fin de tranche, le chef de projet prépare la notification. La notificationn'est créée qu' une fois la conformité des prestations eut été contrôlée avec le CCP.
La demande de notification est transmise à la DJA et en même temps au GFA pour archivage de celle-ci.
La DJA lance alors une triple action: une LRAR de notification est envoyé au prestataire, une copie de notification au chef de projet et une demande d’engagement sur SAP au GFA. Pour un engagement sur SAPconforme, un bon de commande émanant du GFA est transmis au SG pour signature et archivage.

4 Nantissement < 125K€
Le prestataire émet une demande de nantissement auprès du chef de projet en charge de vérifier celle-ci. Si la demande est correcte alors les informations quant au nantissement sont transmises au GFA, chargé de contrôler et de produire un exemplaire unique de demande qui sera ajouté aunantissement.
Ces deux pièces sont ensuite signées par le SG et sont retournées au GFA. Le GFA lance alors quatre actions :
envoi en LRAR la notification de nantissement au prestataire
envoi de l'information du nantissement au chef de projet
envoi de la demande de nantissement validée et une copie du nantissement à l'ACO
archivage et classement du nantissement

5 Nantissement > 125K€
Leprestataire soumet une demande de nantissement auprès du chef de projet. Ce dernier vérifie la légitimité de la demande et après quoi la transmet à la DJA afin qu'elle soit traitée. De plus, le chef de projet informe le GFA de la demande de nantissement.
En charge du traitement de la demande, la DJA informe le prestataire de l'acceptation de sa demande par lettre recommandée.
Elle fait aussiparvenir au chef de projet deux copies: celle de la demande de nantissement acceptée et celle du nantissement établit.
Ces mêmes copies sont transmises au GFA afin d’être archivées.

6 Sous traitance < 125K€
Le prestataire renseigne un acte spécial qu'il soumet au chef de projet. Ce dernier contrôle les sous traitants sollicités dans cet acte.
Si la demande n'est pas conforme elle est renvoyée...
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