Contexte managérial :
La société connaît une forte activité pendant les mois d’été car elle se voit confier des chantiers de rénovation des voiries par des communes pendant cette période plus propice à ce type de travaux en raison de la baisse du trafic dans les centres-villes.

Cette forte activité estivale se répercute non seulement sur la main d’œuvre de terrain mais sur tout le personnel de l’entreprise. En effet, les départements administratifs doivent assurer une présence de soutien de l’ensemble de l’activité. Chaque responsable de département veille donc à ce que le planning des congés soit géré de manière à permettre un suivi de l’activité.

TPX est une société dont la culture est marquée par des principes d’organisation rigoureux et contraignants : le respect des délais est un objectif qui pèse constamment sur tous.

Contexte organisationnel :
Le planning des congés est géré par Intranet, grâce à une application développée par une société de services en informatique pour la DRH et insérée dans le SI de la société.

La gestion des droits d’accès permet, à chaque collaborateur, d’inscrire ses vœux de congés au moyen d’un formulaire de saisie. Il n’a pas, alors, accès aux vœux de ses collègues. Pour les congés d’été, chacun doit formuler deux vœux, par ordre de préférence et ce dès le mois de février.

Les responsables de département et leurs assistants ont des droits d’accès qui leur permettent de gérer les congés de l’ensemble des salariés de leur service. Ils constituent donc, en fin de mois, toujours sur Intranet, le planning définitif à partir des vœux saisis.

La DRH a accès à l’ensemble de ces plannings informatisés. Chaque collaborateur est informé alors, via Intranet, des plages de congés retenues pour lui. Le collaborateur le plus ancien est prioritaire en cas de demandes portant sur les mêmes périodes.

Contexte relationnel
• Composantes de la communication
Acteurs :
Sylvain DESCOMBES, directeur du département « suivi