Chap 1 orga

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Chapitre 1 : ANALYSER LES ACTIVITES ADMINISTRATIVES (1)

Cours

La démarche d'analyse des activités administratives

I Qu'est-ce qu'un problème ?
II Pourquoi appliquer une démarche de résolution de problème ?
III La démarche de résolution en 6 étapes
IV La Mise en place d'une politique de communication

Fiche ressources

Le tableau avantages-inconvénients

Exemple 1
Exemple 2Le QQOQCP

I Méthodologie de conception
II Le QQOQCP

Les matrices

I Matrice à double entrée
II Matrice à entrés multiples
III Matrice multicritères
IV Matrice de comptabilité

Liste des tâches-liste de contrôle

I Liste des tâches
II Liste de contrôle ou check list

Les problèmes / outils (récapitulatifs)

I identifier et caractériser le problème
II …

Cours

Ladémarche d'analyse des activités administratives la résolution de problème

La mise en place d'une démarche d'analyse des activités administratives conduit souvent au repérage de problèmes ou de dysfonctionnements.

I Qu'est-ce qu'un problème ?

Il faut différencier préoccupation et problème. Il y a problème lorsqu'on constate une différence entre objectif et réalité.
Face à un problème, il peuty avoir plusieurs attitudes :

ne rien faire et laisser le problème s'installer;
agir sur la situation présente sans en comprendre les causes, en ce qui revient à s'exposer à la réapparition du problème ou à l'apparition de problèmes nouveaux;
agir sans s'assurer des causes aurait le même résultat que le comportement précédent ;
agir en recherchant les causes et les solutionscorrectives est la seule attitude constructive et professionnelle qui entre dans le cadre d'une démarche de résolution de problème.

II Pourquoi appliquer une démarche de résolution de problème ?

On peut penser que tout ceci relève du bon sens et qu'il n'y a rien d'innovant. Il s'agit effectivement d'une logique simple et rationnelle, mais qui n'est pas forcément suivie lorsqu'elle n'est pasformalisée, ce qui a pour conséquence un échec certain car le manque de rigueur conduit toujours a des solutions hâtives, inachevées et sans effet durable.

III La démarche de résolution en six étapes

A Identifier et caractériser le problème

Un problème est d'autant plus facile à résoudre qu'il a été bien analysé. Il s'agit d'observer tous les aspects du problème, qui sont très variés(financiers, commerciaux, techniques, organisationnels, relatifs à la communications, etc.), de la quantifier en tenant compte de la complexité, de l'importance, de l'urgence, de la gravité, de l'étendue et d'avoir une vue d'ensemble très claire.
Il existe deux catégories de problèmes :
les problèmes de cause : dysfonctionnements qui nuisent à l'efficacité de l'organisation;
les problèmes debut : ce sont des objectifs recherchés pour améliorer l'efficacité de l'organisation

B Rechercher et analyser les causes

Collecter toutes les causes possibles et les classer constitue une avancée notable dans la résolution du problème. Il s'agit de la véritable phase d'analyse du problème puisque l'on s'intéresse à ses origines

C Rechercher les solutions correctives

Établir une listeexhaustive des solutions, résultat d'une démarche créative, est l'assurance que toutes les possibilités seront envisagées et que le hasard, facteur d'échec, n'aura aucune place dans la procédure.

D Choisir la solution la mieux adaptée

Comparer les solutions envisagées en prenant en compte les différents critères (couts et délais, par exemple) et en s'assurant de leur opportunité permet de leshiérarchiser et de mettre en évidence la solution optimale.

E Mettre en œuvre la solution optimale

La mise en œuvre de la solution retenue pourrait être qualifiée de « phase concrète ». C'est l'instant où les actions sont mises en place sur le terrain en respectant le cahier des charges, le budget et le planning.

F Vérifier les effets de l'application de la décision

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