Classement comptable

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Comptabilisation et classement des pièces justificatives
S’inspirant de situations de travail réelles, cette simulation, en plus du texte descriptif,
utilise des pièces justificatives. La méthode de travail à adopter, pour être efficace et
sécuritaire (c’est-à-dire pour qu’elle permette de s’assurer que toutes les informations
comptables ont été traitées), doit être simple et rigoureuse.
Lematériel recommandé
Trois classeurs avec divisions alphabétiques:

Un classeur pour les documents des fournisseurs (factures, bons de commande,
soumissions);

Le deuxième pour le rangement des copies de vos factures aux clients;

Le troisième pour le classement des autres documents.
Chemises (de classement ; environ 20)
:
Agrafeuse ou trombones:
ou
La procédure recommandée
Lorsquele comptable d’une entreprise reçoit des documents comptables, il les classe
selon la nature du traitement comptable dont ils seront l’objet. Dans le cas de la
simulation, ce classement est déjà fait (factures fournisseurs, bordereaux de dépôt,
factures clients, etc.).
Vous comptabilisez le document en fonction de sa nature et vous indiquez sur le
document qu’il a été traité.

Le premierclasseur: documents des fournisseurs
Dans le classeur réservé à vos fournisseurs, il est conseillé d’ouvrir un dossier par
fournisseur et de classer les dossiers en ordre alphabétique. Il est possible de simplifier le
système en créant des dossiers communs pour des fournisseurs de moindre importance.
Ainsi, on peut créer un dossier « A divers » pour les fournisseurs occasionnels dont le
nomdébute par la lettre « A ». On procédera ainsi jusqu’à la lettre « Z ». Si l’on souhaite
simplifier encore plus le système de classement, on regroupe deux ou trois lettres par
dossier divers. Ainsi, le dossier « A-B-C divers » contiendra les documents des
fournisseurs occasionnels dont le nom débute par le lettre « A », « B » ou « C ».
En outre, il est important d’ouvrir un dossier pour lespièces qui n’ont pas été l’objet d’un
traitement final. C’est le cas d’une facture de fournisseur qui a été comptabilisée, mais
pas encore payée. Ce dossier peut être nommé « Classement temporaire » et classé
chronologiquement selon la date de traitement à venir ou selon l’ordre alphabétique.
La soumission: Lorsque vous recevez une soumission d’un fournisseur, vous devez la
ranger parmi lesdossiers classés de façon temporaire. Vous pouvez la classer par ordre
chronologique, selon la date d’expiration de la soumission, ou par ordre alphabétique si
vous avez choisi cette façon de faire pour votre classement temporaire. Si la soumission
n’est pas retenue par les dirigeants de l’entreprise, elle peut être classée de façon
définitive dans le dossier du fournisseur pour une consultationultérieure. S’il est certain
qu’on n’aura pas à s’y référer, cette soumission peut être détruite.
Le bon de commande: Lorsque, après avoir passé une commande auprès d’un
fournisseur, vous recevez de ce dernier un bon de commande en bonne et due forme,
vous devez ranger celui-ci parmi vos documents des fournisseurs. Étant donné que son
traitement n’est pas définitif, le bon de commande doitaussi être rangé dans le classeur
temporaire.
Si le bon de commande se rapporte à une soumission que vous avez déjà en main, joignez
les deux documents à l’aide d’une agrafe ou d’un trombone et classez-les selon la date de
livraison du bon de commande (ou par ordre alphabétique). Dans ce cas, prenez soin de
vérifier la concordance des conditions inscrites sur la soumission et le bon de commande(prix, conditions de paiement, transport, etc.). Vous appliquez la même logique si le bon

de commande ne se rapporte pas à une soumission, sauf que, bien entendu, vous n’avez
pas à le joindre à une soumission.
La facture d’un fournisseur: Lorsque vous recevez une facture d’un fournisseur, vous
devez immédiatement vérifier si vous avez un bon de commande ou une soumission liée
à cette...
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