Descriptif des missions Assistant Gestionnaire Administratif (d’après ROME) :

Définition :
Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
Peut coordonner une équipe.

Activités et compétences de base :
Activités
Compétences
Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe
Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes

Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
Modalités d'accueil
Techniques de prise de notes
Techniques d'écriture rapide
Sténographie
Règles d'affranchissement du courrier

Activités et compétences spécifiques :
Activités
Compétences
Mettre à jour des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
Suivre et vérifier l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
Indexer et archiver des dossiers professionnels, comptes rendus de séance,...
Préparer et suivre ( mise à jour, clôture, ...) les dossiers professionnels (fichiers clients, recouvrement, ...)
Saisir et mettre en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)
Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations
Effectuer la gestion comptable et administrative d'une structure