Communication

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  • Publié le : 1 janvier 2011
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Conduite de réunion

Introduction

Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus facilement acceptées de tous.
Néanmoins, lesréunions sont « chronophages » (traduisez « consommatrices en matière de temps ») et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un soucis d’efficacité, afin notamment de déboucher sur des actions concrètes.
On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.Avant la réunion

Opportunité de la réunion

Avant toute chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie :
• Quel est l’objectif de la réunion ?
• Une réunion téléphonique peut-elle être suffisante ?

Périmètre de la réunion

• Nombre et qualité des participants : Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pasrisquer de rendre la réunion peu efficace. Il est également nécessaire d’harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique.
• Durée : Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.
• Ordre du jour : Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement lesdifférents sujets de l’ordre du jour.

Date et réservation de la salle

En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre à une date où les participants sont disponibles. La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents.
Lasalle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes :
• Capacité de la salle (en terme de places assises) ;
• Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation) ;
• Besoin d’un accès à internet ;
• Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur).

Prévenir les participants

Diffuser l’ordre du jour àl’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l’heure de début et de fin de la réunion.
Si possible et afin d’optimiser l’efficacité des échanges, un document préparatoire, envoyé préalablement à la tenue de la réunion et situant le contexte, faisant éventuellement apparaître quelques questions clés, permettra aux participants de mieux préparer leur intervention.
•Convocation : Selon les entreprises ou organisations, une convocation doit être établie pour les personnels afin qu’un ordre de mission leur soit adressé. Il s’agit de contraintes réglementaires permettant de valider le déplacement des personnels.
• Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres que les personnels de l'entreprise ou de l'organisation.

Pendant la réunionTour de table

Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant.
Il est fortement recommandé de demander aux participants de faire un effort particulier lors de la description de leur activité et notamment d'éviter l'utilisation de sigles.

Désignation d'un rapporteurIl est souhaitable de « désigner un volontaire » pour la rédaction du compte-rendu. S’il s’agit d’une série de réunions, chacun devra être rapporteur à son tour.

Feuille d'émargement

Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est nécessaire de faire circuler une feuille d’émargement afin de permettre aux services financiers de valider les frais...
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