Communication
Chapitre 2 : La mondialisation des documents
L'objectif de la mondialisation de document est d'harmoniser et de faciliter la communication interne et externe de l'entreprise.
I. Le document
Définition du document :
Le document est constitué d'information structuré et d'un support qui contient ses informations, il est un élément clé du système d'information des entreprises.
Le document détient plusieurs rôles :
Un rôle de numérisation des informations, en effet il permet à l'entreprise de conserver des données,
Il a un rôle d'information, en effet grâce à la circulation d'information les données sont communiqué à tous ou une partie du personnel mais également à nos clients, fournisseurs et partenaires.
A) Typologie des documents
Les documents peuvent être regrouper selon 3 critères :
La fonction du document : On peut placer le document selon s'il informe, recueil ou communique
La nature de l'information (le document peut être du son, des images et/ou des textes)
Le support : le document peut être classés selon la manière de lire, en effet le document peut être lu à l'oeil nu ou à l'aide d'une interface.
B) Les composantes d'un document
Un document ce compose d'un support (papier, disque optique, mémoire électronique...), d'une structure (son organisation) sa présentation (forme) son contenu (son fond)
C) Historique et traçabilité du document
Définition:
Un document numérique est appelé fichier son type est déterminé par son extension qui indique son format :
Exemple : docx : fichier word xcl : fichier excel mdbx: fichier access pttx: fichier power point
Le document numérique peut être créé de 3 manières :
Il peut grâce à un scanner être numérisé
Il peut être créé grâce à un logiciel dans ce cas on appel ça un document numérique
Cela peut être un document mixte c'est-à-dire une image numérisé et un texte sur word.
Les atouts des documents numériques :
Diffusion de l'information