Le dossier de sponsoring se découpe en 5 parties :
1. Présentation du responsable du projet, de l’association, des parrains de l’événement, soit tout ce qui peut apporter une certaine crédibilité quant à la qualité (précédentes réalisations etc…) et la fiabilité des porteurs de projet (expérience etc…).
2. Présentation du projet : origine et objectifs, description, informations pratiques (lieu, date, durée...). Eventuellement perspectives à venir.
3. Public et campagne de promotion : campagne de communication, diffusion, description (affiches, dépliants, tickets, spots tv ou radio, etc…) et quantité (nombre d’exemplaires etc..), cible visée,etc...
4. Budget présenté dans les grandes lignes :
Côté recettes : subsides, aide en nature obtenue, recettes propres, mécénat recherché.
Côté dépenses : salaires, frais fixes, autres frais divers liés à l’événement.
La part du mécénat recherché ne doit pas dépasser 10 à 20% du budget total.
5. Opportunités de partenariats :
C’est la partie la plus intéressante pour les entreprises partenaires. Il se doit donc d’être le plus clair, le plus inventif et attrayant possible.
Les objectifs, l’intérêt, les souhaits de retombées, les moyens financiers, les modes de décisions, la fonction du responsable sponsoring ou mécénat varient d’une entreprise à l’autre. Il s’agit donc de faire des propositions adaptables au plus grand. L’idéal est bien entendu un accord avec un partenaire unique et à long terme. Il faut aussi envisager des suggestions pour des co-sponsors, des sponsors ponctuels ou par projet, ainsi que pour des sponsors en services ou en nature.
Il s’agit d’une part de définir les montants recherchés en sponsoring et d’autre part d’énumérer les différentes possibilités de retombées à offrir. Les propositions peuvent être adaptées en fonction des souhaits du sponsor.
- Annexes : catalogues, revue de presse, Curriculum Vitae, programme, documents promotionnels, photos...