Consignes pour obtenir un écrit performant

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  • Publié le : 22 mars 2011
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QUELQUES RAPPELS

L’écrit est astreignant car il rend le lecteur dépendant des mots, des phrases écrites par l’émetteur. Le récepteur est sous dépendance.

Pour entendre et comprendre le message, il est obligé d’écouter ou de lire ce qui est dit ou montré.

LA FORME DU MESSAGE

Tout message écrit doit permettre d’identifier rapidement :

|L’émetteur|L’émetteur est la personne qui envoie le document écrit |
|Le destinataire |Le destinataire est la personne à qui il est destiné |
|La date de création |La date de création sert de preuve en cas de litige|
|Le lieu de création |Le lieu de création sert aussi de preuve en cas de litige surtout dans les échanges |
| |internationaux |
|Et l’objet|L’objet est la cause, la raison qui est à l’origine du document écrit |
|Dès lors ils doivent être mis en évidence dans le document. |

La mise en forme doit être au service du message et le rendre facile à lire et à comprendre :

• L’écriture doit être :
▪ Claire
▪Précise
▪ Et directe
▪ Et ne doit pas faire perdre de temps à son lecteur

• Les fautes d’orthographes :
▪ Perturbent
▪ Distraient
▪ Et détournent le lecteur du fond du message
▪ Il faut corriger les courriers
▪ Les fautes donnent une mauvaise image pour l’entreprise qui expédie le courrier

• La mise en page et les paragraphes doivent être aérés, pour aider lelecteur à lire et à respirer

LE FOND DU MESSAGE

Le contenu du message doit être organisé en trois temps :

1. Une introduction qui prépare et met en place le message
2. Le développement qui formule l’objectif
3. La Conclusion qui met fin au document écrit

1. L’INTRODUCTION

Lorsque le message concerne une affaire technique, Il ne faut jamais entrer directement dans le vifdu sujet sans quoi le lecteur risque de ne pas comprendre ce qui est écrit. Le message doit être amené de façon progressive de façon à le préparer au contenu principal du message. Il faut pour cela resituer l’écrit dans son contexte, rappeler les faits et préparer le récepteur à ce qui va lui être dit qui est la cause essentiel du message.

L’introduction explique souvent les causes de l’écrit.Exemple :

• Une lettre concernant une erreur de facturation commencera par un rappel concernant la commande et la facturation
• Une lettre de modification de réservation commencera par un rappel concernant la réservation

2. LE DÉVELOPPEMENT

Tout message a un objectif. Le développement explique l’objectif pour lequel il a été conçu.

Les idées sont hiérarchisées de façon logiqueet chronologique afin que le destinataire du message ait toutes les réponses aux questions qu’il peut se poser.

Pour rendre le message clair, précis et compréhensible la solution consiste à utiliser la méthode du QQOQCPC qui élimine les oublis. o ce qui doit être dit est dit (QQOQCP) o ce qui est inutile n’a pas été dit.

Exemple :

• Dans la lettre concernant une erreur de facturationvous expliquez l’erreur de la façon la plus précise possible (QQOQCPC)

• Dans la lettre de modification de réservation vous expliquez votre désir de la façon la plus précise possible (QQOQCPC)

3. LA CONCLUSION

Il faut mettre fin à la communication de façon progressive sans brusquerie pour rester sur une bonne impression. Le message à faire passer est terminé. Une phrase de...