Correspondance administrative

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  • Publié le : 22 décembre 2010
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LETTRE ADMINISTRATIVE Des normes, des usages
- Le vocabulaire administratif doit se différencier du style des affaires et de la correspondance privée. Il met en jeu des formulations, des expressions inusitées à l'oral. - L'application des "bons usages" permet un traitement plus rapide du courrier et respecte l'interlocuteur. - Le ton d’un document administratif doit permettre au lecteur d’enidentifier le caractère officiel - Le langage administratif doit rester accessible à tous : bien écrire, c’est faire comprendre à son lecteur le maximum de choses en lui prenant le minimum de temps. CARACTERISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF - Le respect de LA VOIE HIERARCHIQUE (s'adresser à Monsieur l'Inspecteur d'Académie, s/c de l'Inspectrice de l'Education Nationale, circonscription de….) - Laresponsabilité et l’homogénéité : l’anonymat comme l’emploi du personnel « nous » sont proscrits. Toute lettre administrative emploiera le « je » (engagement de la personne). La forme impersonnelle est admise pour une plus grande objectivité de la rédaction (il apparaît que... il convient de...) et pour indiquer une marche à suivre : il y aura donc lieu de... - La prudence et la précision : s’en teniraux faits et aux arguments - La neutralité et l’objectivité : l’absence de passion et de violence caractérise le langage administratif - La clarté et la concision : rendre simple ce qui est obscur - La courtoisie et la politesse : j’ai l’honneur de... est présent dans la plupart des courriers administratifs.

DES PRINCIPES
• ETRE CONCIS ET PROFESSIONNEL , BANNIR L'HUMOUR
• SE DISTANCIER ETMAITRISER SES EMOTIONS • PRENDRE EN COMPTE LE DESTINATAIRE • SE RELIRE • ANTICIPER SUR LES INCOMPREHENSIONS OU LES INTERPRETATIONS • LAISSER DECANTER, voire DIFFERER MAIS SANS TARDER • NE PAS ECRIRE DE FAUSSES AFFIRMATIONS • SOIGNER L'ORTHOGRAPHE ET L'ECRITURE • SIGNER SES COURRIERS • MENTIONNER LES PERSONNES MISES EN COPIE ( ne pas abuser de cette démarche) et les éventuelles pièces jointes) DESCONSEILS POUR BIEN ECRIRE A éviter : J’ai le plaisir de... Il m’est agréable de... les répétitions - les abréviations ( Madame et non Mme) - les sigles A chasser : - le style télégraphique, les mots à la mode, le franglais A utiliser avec attention : les temps des verbes : le conditionnel est plus courtois que le futur qui lui est plus impératif A bannir : la familiarité, tout emprunt au jargoncourant, les superlatifs et les exagérations, le ton affectueux ou mondain. Les termes qui indisposent : Rappel – Je vous signale … LES FORMULES DE REDACTION USUELLE Les formules introductives Si le courrier fait suite à un échange précédent, on peut employer des expressions comme : - En réponse à votre courrier du... - Comme suite à votre lettre du... ou Comme suite à notre conversation téléphoniquedu... - J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du...
Formation de Directeurs – avril/mai 2009 – Joëlle GOHIER IEN

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- J'ai l'honneur de vous faire connaître que... - J'ai l'honneur de vous rendre compte... , J'ai l'honneur de vous exposer... - J'ai l'honneur de vous faire parvenir... - J'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir...( à un supérieur hiérarchique) - J'ail'honneur de vous informer que... - Par lettre rappelée en référence... - J'ai l'honneur de vous rendre compte... - Je vous saurais gré... Pour exprimer une demande - Je vous prie de bien vouloir... - Je vous serais obligé de bien vouloir - Emploi des verbes: rendre compte de, exposer à, solliciter de, proposer de, prier de bien vouloir ( à un supérieur hiérarchique) - Prendre l’attache de :prendre contact avec une personne pour obtenir son accord sur une affaire (attache = approbation écrite) - Laisser le soin de : ne peut être utilisé que par un supérieur - Bien vouloir : idée de déférence, de courtoisie - Etre dans l’impossibilité de : est utilisé pour « ne pas pouvoir » Les formules pour exposer des faits - Donner son avis ou connaissance de : est utilisé pour « aviser », « informer...
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