Corrigé énergie services haute-vienne

Entraînement  à  l’épreuve  E5 (DOPS) Énergie Services Haute-Vienne, p. 205
Première partie :  Réalisation  d’un  diagnostic  et  proposition  de  solution(s) (p. 207)
1. En  vous  appuyant  sur  l’ensemble  des  informations  fournies  dans  le  sujet,  présentez une note ou un  rapport,  accompagné  des  outils  d’analyse  que  vous  jugerez   utiles de produire en pièces jointes : - votre diagnostic  opérationnel  sur  les  réunions  accompagnant  l’activité  du  comité de direction  d’Énergie  Services  Haute-Vienne, - vos propositions de solutions en les justifiant.
Alix Lebrun Assistante de Mmanager Le jj/mm/aa

À : M. Daumain, M. Cloval P.J. : analyse statistique, diagramme causes-effets

RAPPORT D’ÉTUDE

Les dysfonctionnements des réunions au sein du Comité de directionLes éléments  d’étude  relatifs  aux  réunions  mettent  en  évidence  un  certain  nombre  de  dysfonctionnements. Pour réduire   les   insatisfactions,   je   dresserai   tout   d’abord   un   état   des   lieux   de   la   situation, puis vous trouverez une réflexion sur les causes des dysfonctionnements. Le dernier point est une proposition de pistes de solutions.

I. Présentation de lasituation actuelle
1. Identification du problème De nombreuses réunions sont organisées   pour   accompagner   l’activité   du   comité de direction. L’analyse  statistique montre que 468 réunions ont été organisées en N, soit 39 réunions en moyenne par mois. Le temps consacré aux réunions atteint près de 1 200 heures en N, soit une centaine  d’heures   par mois. L’utilité  de  certaines  réunions est  remise en cause par certains cadres. Les aspects logistiques génèrent également des insatisfactions, qui se manifestent par une perception négative de ces moments de concertation, engendrant des retards, des absences (12 %) et des tensions entre les collaborateurs. 2. Les enjeux de l’amélioration  des  réunions Ces  réunions  sont  nécessaires  mais  génèrent  des  insatisfactions  exprimées par  l’encadrement  et par les assistants chargés de la logistique.

© Nathan

1 Entraînement  à  l’épreuve  E5  – Énergie Services Haute-Vienne

Outre les pertes de temps, les coûts engendrés par ces réunions sont très importants : temps passé par les collaborateurs, location  de  salles  à  l’extérieur (une évaluation sommaire de cette location permet d’avancer  la  somme  de  15 500 € paran)… Il  est  impératif  de  faire  disparaître  l’image  négative  que  représentent ces moments de concertation aux yeux des collaborateurs.  Le  travail  de  résolution  du  problème  doit  porter  à  la  fois  sur  l’organisation  en   amont, mais également sur la conduite et le suivi des réunions. Compte tenu du temps et des coûts occasionnés par les réunions, il faut également se fixerl’objectif de réduire leur nombre. La qualité du travail administratif doit être le fil conducteur des actions à mener.

II. Repérage et analyse des causes des dysfonctionnements
À partir des remarques des participants et de la réflexion des assistants,  j’ai  réalisé  un  schéma  récapitulant  les  différents  aspects  négatifs  réels  ou  perçus  dans  l’organisation  par la tenue des réunions(diagramme causes-effets joint). Ce travail facilite le repérage des causes probables des dysfonctionnements et constitue une base pour la recherche de solutions correctives. 1. Les aspects matériels Deux aspects posent problème : – la  nécessité  d’organiser  des  réunions  à  l’extérieur  du  site,  par  manque  de  places  dans  nos  salles  actuelles,  est  un  motif  d’insatisfaction : la perte detemps, les problèmes de retard et, surtout, le coût de la location sont les principaux effets observables ; – le   second   motif   réside   dans   l’aspect   organisationnel   et   concerne   principalement   les   assistants : le planning est localisé au service des ressources humaines, ce qui oblige à se déplacer à la fois pour les réservations et pour la consultation. Les informations...
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