Cours sur la gestion electronique des données

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Chapitre 5

LA GESTION DES DOCUMENTS

| | | |
|1.3. Communication organisée et |…. |… |
|gestion des documents |Le document est envisagécomme un ensemble formé par un support et une | |
| |information qui peut être lu par l’homme ou la machine. |Gestion électronique des |
| | |documents |
||La gestion documentaire recouvre les activités d’acquisition, de |… |
| |classement, de stockage et de diffusion des documents liés à l’activité de|Acquisition de documents |
| |l’organisation. Des technologies rendent possible une dématérialisation des|papier |
| |documents « papier  » pour les intégrer dans le système de gestion | |
| |électronique des documents produits et exploités au sein de l’organisation.| |
| ||Critères et procédés de |
| |L’accès aux documents stockés est facilité par une classification et un |classement |
| |rangement adaptés aux utilisations prévues. |Stockage  |

Réflexion préalable page 43 oralement.

1. Quevous inspire le montage de photos ci-dessus ?

La photo montre :
– d’une part un classement manuel de documents dans :
– des dossiers suspendus à visibilité latérale, leur nombre semble imposant, le nombre d’étagères ne facilite pas leur accès ;
– des classeurs, dont certains mal empilés dénotent un certain désordre.
– d’autre part, comme un rêve suspendu en l’air, occupant trèspeu de place :
– un ordinateur multimédia ;
– un DVD-R, c'est-à-dire le « top » des supports de sauvegarde : capacité énorme (DVD) et possibilité de l’utiliser plusieurs fois parce qu’il est réinscriptible (R).
Cette photo veut donc mettre en évidence les apports de la technologie au stockage des informations.

2. Comment organisez-vous vos cours et TP lorsque vous venezau lycée ? Et chez-vous ?

Question qui n’est pas aussi triviale qu’on pourrait le penser pour certains de nos élèves !
La plupart utilisent des classeurs, bien nommées et opèrent un classement par matière, d’autres des pochettes cartonnées … A l’intérieur d’un « gros » classeur, des intercalaires … Certains préfèrent un cahier qui privilégie la chronologie, par matière.
Le problème est desavoir comment ils gèrent la rotation du contenu de leur(s) classeur(s) semaine après semaine.

3. Avez-vous des documents de travail scolaire qui soient informatisés ? Si oui, comment organisez-vous ces documents sur votre poste de travail ?

Tout d’abord les élèves font des travaux informatiques au lycée et les fichiers qui en résultent sont normalement sauvegardés sur l’espace detravail qui leur a été alloué sur un des serveurs du réseau local pédagogique du lycée, mais aussi sur leur clé USB personnelle.
Dans tous les cas il faut attirer leur attention sur la notion de dossier, appelé aussi répertoire (et de sous dossier etc.) qui leur permet, grâce à une arborescence bien pensée d’organiser la gestion de leurs documents.
A ce propos on peut leur faire remarquer
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