La Chargée de Projets est en charge de la définition et mise en oeuvre des congrès nationaux et internationaux et des manifestations selon le cahier des charges transmis par le MARKETING. Cela implique notamment de :

 Assurer annuellement avec les équipes des franchises, la planification et la préparation des événements : congrès nationaux et internationaux, événements médicaux en faisant un rétroplanning de chaque manifestation.
 Assurer l’organisation logistique des événements selon un calendrier et une répartition des projets définie.
 Réserver en direct les espaces hôteliers et favoriser la gestion B to B
 Repérages des lieux nécessaires à la bonne réussite des manifestations
 Collaborer en transversalité avec les différents services de l’entreprise dans le cadre des actions menées : Medical Education, Marketing, Ventes, Affaires Pharmaceutiques, Achats, Médical… en organisant des réunions de coordination de projets
 Garantir la bonne information des personnes du terrain sur les événements : prise en charge exacte, deadline, présentation de l’événement, relances et suivi des cas particuliers
 Assurer, lors des manifestations, le contrôle permanent de la qualité de la prestation logistique de l’événement
 Assurer l'interface avec les fournisseurs impliqués dans les événements : responsabilité des cahiers des charges, briefs ou débriefs, analyses des recos / projets et encadrement opérationnel des fournisseurs
 Etablir la déclaration au Conseil de l’Ordre Compétent en réunissant les éléments de cette déclaration : liste des participants, programme scientifique, rédaction des conventions d’hospitalité. Etablir la liste des participants à 48h de l’événement. Garantir la bonne réception de ces éléments par le conseil de l’ordre.
 Etablir et suivre les dossiers réglementaires dans le respect des procédures internes
 Assurer le suivi budgétaire et le respect des budgets (établissement des budgets prévisionnels, suivi, création de compte