Deso mairie

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  • Publié le : 8 juin 2011
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Analyse du fonctionnement d’une activité de l’organisation

1°) Présentation générale de l’activité

L’activité que j’ai choisie de développer dans mon rapport est l’accueil. C’est une activité que j’ai exécutée seule deux demi journées par semaine, le mardi et le jeudi après midi. J’ai trouvé cette fonction intéressante, cette expérience m’a permis de développer mon sens desresponsabilités, des initiatives.
L’accueil se situe à l’entrée de la mairie avant les bureaux des secrétaires de service et du maire.

Photo n° Titre : L’Accueil
[pic]
Source : Personnelle Date : 30 Avril 2009

Le service de l’accueil aune grande importance en mairie, il fait le lien entre le maire et les habitants de la commune.
La secrétaire accueille les habitants, les renseigne sur les activités proposées au sein du village, pour ce qui est relatif aux événements en soirées, les journées animées, sur des questions d’état civil, d’urbanisme, sociales, et d’ordre général (cimetière, carte grise, carte d’identité).

2°) Plande l’Accueil

(voir annexe p …)

3°) Besoins spécifiques des usagers

La mairie de Violay accueille environ une douzaine de personnes par jour, ce sont à la fois des Violaysiens et des ouvriers travaillant sur l’autoroute mais également des gens dits de passage qui viennent séjourner quelques jours pour découvrir le pays ou des randonneurs qui viennent pour la journée.
En fonctiondes besoins des usagers, la mairie et la personne qui accueille dispose de brochures sur les activités du village et des alentours, des plans de randonnées. Elle possède également différents relevés cadastraux que les habitants de la commune peuvent venir consulter sur rendez-vous.

La mairie reçoit plus de personnes au sein de sa structure qu’auparavant dans les années antérieures, étant donné,que les usagers s’y rendent pour différents motifs comme des renseignements sur des soirées à thèmes dans le village ou les villages voisins, ils peuvent être également renseignés sur des horaires d’ouvertures des petits commerces de proximité … Cette fréquentation nouvelle est liée au développement des loisirs récréatifs et aux nouvelles attentes sociales des populations résidants en milieurural.

4°) Objectif de l’activité

a) Les objectifs 

Les objectifs de l’accueil sont multiples, la secrétaire d’accueil doit répondre à toutes sortes de besoins. L’accueillant se manifeste également par téléphone, pour cela, il faut que la secrétaire est à disposition : les brochures des activités, de la vie de la commune ; les coordonnées des petits commerces du village; un blocnote et un stylo pour prendre les messages ; son ordinateur ; l’agenda de madame le maire et des adjoints.

Pour savoir si les personnes accueillies au sein de la structure étaient satisfaites, j’ai établi un petite enquête de satisfaction auprès de 18 personnes. Il en résulte que 14 personnes ont répondu être satisfaites de l’accueil et 4 personnes pensent qu’il pourrait y avoir des améliorationsau niveau de l’espace attente, qui pour eux, est petit.

En moyenne la secrétaire reçoit par jour une douzaine d’appels téléphoniques et environ six visites pour divers renseignements comme : des demandes de rendez-vous avec madame le maire ou ses adjoints, des réservations de salles, consultations des cadastres, carte d’identité, horaires des petits commerces, renseignements sur le village(soirée, activité, sortie…),
Il faut noter également des appels de professionnels, ceux-ci appellent la mairie pour la plupart pour prendre rendez-vous avec madame le maire ou pour se renseigner sur les dates des réunions administratives ou autres de la commune.

b) Fonctionnement de l’activité 

La personne s’occupant de gérer l’accueil était une adjointe administrative deuxième classe...
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