A l’attention du Destinataire

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Objet : exposé de l’intérêt de la veille informationnelle et de la gestion électronique des données.

Lieu et date

Monsieur,

Comme vous le savez, j’ai récemment effectué une formation sur la veille informationnelle et la gestion électronique des données. C’est pourquoi je souhaiterai vous faire part de l’intérêt des ces deux techniques pour notre centre.

Tout d’abord, je vais aborder la question de la veille informationnelle. Cette technique à pour but de collecter, analyser et diffuser des informations nécessaires à la prise de décision dans une organisation. Cela nous permettrait donc de prendre diverses décisions en restant informés en permanence, des évolutions diverses quant-à nos différents usagers (personnes en exclusion sociale, retraités…), des informations relatives à toutes les associations ou encore concernant les différents centres au niveau national.

Si vous êtes convaincu par ce projet, il nous faudrait dans un premier temps organiser une réunion afin de définir les besoins en informations de notre centre, ainsi que les sources qui vont nous apporter lesdites informations. Par la suite, il y aura l’étape de la collecte et du tri des informations recueillies pour terminer par leur diffusion.

Maintenant, abordons la technique de gestion électronique des documents (GED).Il s’agit de la gestion de documents de manière informatisée. La gestion électronique des données devient indispensable afin d’assurer des recherches efficaces. Elle passe obligatoirement par différentes étapes qui correspondent au cycle de vie d’un document : sa création, sa gestion, son stockage et enfin sa diffusion qui constitue l’étape la plus utile.

Ses avantages sont nombreux. Elle permet notamment de limiter les coûts de l’archivage papier : il n’est plus question de louer un local afin de conserver tous nos documents