diagnostic accueil
Points forts Points à améliorer
Le confort :
- Le matériel à disposition de l’hôtesse d’accueil est récent et fonctionne bien.
- Le mobilier de bureau est ergonomique et permet de se sentir bien au poste de travail. Je n’ai pas eu mal au dos ni aux yeux, grâce notamment au filtre de l’ordinateur.
- L’ambiance de travail et la convivialité des lieux
- Le fait qu’on n’ait pas de stress ni d’objectifs à atteindre
- Présence d’une zone de confidentialité
- Horaires d’ouverture adaptée
- Le personnel est compétent
La prise de rendez vous par téléphone :
L’attente des clients :
- Le temps passé à retrouver les dossiers des anciens clients
- Agrandir l’espace d’attente
Le confort d’attente :
A) Contexte général de la fonction d’accueil de l’organisation
1. Les protagonistes (personnel d’accueil)
L’accueil est assuré par une assistante commerciale qui s’occupe des locations.
Cette agence comporte une équipe de cinq personnes, tous ont des spécialités différentes. En tant qu’hôtesse d’accueil, je m’occupe de recevoir les clients, les informés au mieux, répondre au téléphone et prendre les rendez-vous.
Ma tutrice est Sylvie Gonzalez, assistante commerciale de l’agence.
La zone d’accueil comprend un bureau et deux fauteuils pour l’attente des clients. A mon poste, j’ai a ma disposition une imprimante, un téléphone fixe et un ordinateur équipé de logiciels (Excel, Word, Mozilla Firefox...) Les contraintes que je dois prendre en compte sont :
• Respecter les procédures en termes d’accueil des clients
• Veiller à minimiser l’attente des clients et des prospects
• Porter une tenue propre à l’établissement et commune à tout le personnel
• Garder son calme dans les situations perturbées
2. Les différents types de visiteurs accueillis
Je suis amenée à accueillir différents types de visiteurs :
• Les clients externes :