Cours 1 : Les règles et outils de base de la communication écrite.

1) L’importance des écrits professionnels.

Au niveau :
• De la Communication : ils assurent la transmission de l’information et formalisent les interactions.
• De la Relation Client : ils participent au renforcement des liens, à sa permanence, etc.
• Sociologique : ils véhiculent des normes, des pratiques ritualisées.
• De l’Organisation : Ils représentent la mémoire de l’entreprise, formalisent des liens hiérarchiques, etc.
• Technologique : ils sont influencés par les TIC et les nouvelles pratiques qui en découlent.
• Sociétal : ils constituent des éléments clés du formalisme de l’administratif, du lien juridique entre les citoyens (preuves).

2) L’écrit efficace.

Se poser les bonnes questions pour écrire efficacement :
Pourquoi j’écris ?
Pour informer, convaincre, demander, inciter à l’action = se fixer un objectif.
A qui j’écris ?
À un responsable d’entreprise, un prospect, un client, un collègue = déterminer la cible.

A partir de là, on peut déterminer le style, la structure et le vocabulaire de l’écrit.

Pour communiquer efficacement, on suit la règle des 4 C :
• Correct : orthographe, grammaire, syntaxe, ponctuation, relecture, explication des termes techniques, temps présent, typographie simple.
• Concis : rédiger des phrases courtes, développer une seule idée par paragraphe.
• Concret : faire un plan logique, utiliser des termes d’action, ne pas laisser place au doute ou à l’interprétation.
• Convaincant : être positif, impliquer le récepteur, soigner la mise en page.

3) Les écrits internes : Les NOTES.

• La note de service = note d’instruction, courte, traitant un seul point, communique des ordres à plusieurs destinataires (descendante).
• La note d’information = courte, traitant d’un seul point, communique des évènements, des décisions à plusieurs destinataires (descendante ou horizontale).
• La note = courte, rend compte, rappelle un fait ou informe.