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La démarche d’analyse des activités administratives
La mise en place d’une démarche d’analyse des activités administratives conduit souvent au repérage de problèmes ou de dysfonctionnements.
I. Qu’est-ce qu’un problème ?
Il faut différencier préoccupation et problème. Il y a problème lorsqu’on constate une différence entre objectif et réalité.
Face à un problème, il peut y avoir plusieurs attitudes :
– ne rien faire et laisser le problème s’installer ;
– agir sur la situation présente sans en comprendre les causes, ce qui revient à s’exposer à la réapparition du problème ou à l’apparition de problèmes nouveaux ;
– agir sans s’assurer des causes aurait le même résultat que le comportement précédent ;
– agir en recherchant les causes et les solutions correctives est la seule attitude constructive et professionnelle qui entre dans le cadre d’une démarche de résolution de problème.
II. Pourquoi appliquer une démarche de résolution de problème ?
On peut penser que tout ceci relève du bon sens et qu’il n’y a rien d’innovant. Il s’agit effectivement d’une logique simple et rationnelle, mais qui n’est pas forcément suivie lorsqu’elle n’est pas formalisée, ce qui a pour conséquence un échec certain car le manque de rigueur conduit toujours à des solutions hâtives, inachevées et sans effet durable.
III. La démarche de résolution en six étapes
A. Identifier et caractériser le problème
Un problème est d’autant plus facile à résoudre qu’il a été bien analysé. Il s’agit d’observer tous les aspects du problème, qui sont très variés (financiers, commerciaux, techniques, organisationnels, relatifs à la communication, etc.), de le quantifier en tenant compte de la complexité, de l’importance, de l’urgence, de la gravité, de l’étendue et d’avoir une vue d’ensemble très claire.
Il existe deux catégories de problèmes :
– les problèmes de cause : dysfonctionnements qui nuisent à l’efficacité de l’organisation ;
– les