AJE

Emetteur : Destinataire :
Margot Wazé Christian Charrière Président

Le 09 Janvier 2013,

Objet :
Dysfonctionnement sur la gestion des réunions.

PJ. :
Diagramme d’Ishikawa
Diagramme de Pareto
Indicateurs d’évolution
Localisation des Adhérents

Note de synthèse

Introduction : rappel de la situation et annonce du plan

I. Le diagnostic
II. Propositions de solutions

Conclusion

Lors de notre dernier entretien vous m’avez fait part de votre inquiétude concernant les réunions mensuelles. Ces réunions ont pourtant un intérêt certain, elles permettent en effet aux adhérents : d’échanger leur expérience et des conseils ; de soulever des problèmes qu’ils rencontrent dans leur fonction de dirigeant et de chercher des solutions ; de se créer des réseaux d’affaires.

Si l’on constate une augmentation régulière du nombre d’adhérents (+ 1% en 2012) en revanche une baisse des participants apparait (-18.67% en 2012 par rapport à 2003).

Une enquête réalisée auprès des adhérents à permis de mettre en évidence des insatisfactions.

Dans un premier temps je vous présenterai un diagnostic sur la situation actuelle puis dans un second temps je vous proposerai des pistes de solutions envisageables pour améliorer la participation des adhérents aux réunions.

I. Diagnostic sur la situation actuelle
1/ La procédure actuelle
a) L’organisation

Actuellement vous établissez l’ordre du jour et vous envoyez la convocation aux adhérents et aux invités. Ceux-ci doivent retourner le coupon réponse, ce qui vous permet de préparer la liste d’émargement.

b) Les réunions

Ces réunions se déroulent chaque mois sur Dijon.
Durant ces réunions quelques membres sont chargés de prendre en note les propos échangés et doivent nous transmettre ultérieurement le compte rendu.

2/ Les problèmes rencontrés
a) L’organisation des réunions envoi trop tardif des convocations ;
Difficultés pour joindre certains destinataires par courrier (adresse erronée) ;
Nombreux coupons réponses non retournés.