Evenementiel

Disponible uniquement sur Etudier
  • Pages : 7 (1724 mots )
  • Téléchargement(s) : 0
  • Publié le : 11 décembre 2011
Lire le document complet
Aperçu du document
II. Organisation de l’évènement
a) Brainstorming
Une fois le concept de « speed dating masqué » défini, nous devions donner plus de précision sur la stratégie de l’évènement à organiser ainsi que sur les actions à mettre en place pour pouvoir répondre à cette stratégie. Le groupe étant composé de personnes avec des caractères bien différents dont certains se démarquent plus que d’autres etprennent le dessus, pour pouvoir faire participer tout le monde et récolter les plus d’idée, nous avons eu l’idée de faire un brainstorming.
Le brainstorming, en effet, par son effet dynamique et rythmé incite les participants ayant une certaine réserve à s’extérioriser et à s’exprimer.
En premier lieu, nous avons déterminé les objectifs de notre événement :
* Quantitatif :

* Organiserun évènement en semaine car la privatisation coûte moins cher, le 1er Juin de préférence car c’est la veille d’un jour férié
* L’évènement doit être rentable

* Qualitatif :

* L’association et les invités doivent être contents, rapport gagnant – gagnant entre le barman et nous les organisateurs

En deuxième lieu, nous nous sommes réunis autour d’une table avec une feuille et unstylo. Le but était de citer à tour de rôle, le plus d’idée possible sur ce qu’on voulait retrouver lors de cet évènement, des idées positives : «  s’amuser, gagner, habits classe, rencontrer, jouer, rire, boire, manger, musique, fille, garçons, chic, du monde, content… »
Une fois toutes ces idées énoncées, il fallait les structurer en faisant ressortir deux thèmes de cette liste, les thèmes quinous paraissaient essentiels à la bonne séance de l’événement et sur lesquels allaient se reposer la stratégie :
* Créer des rencontres
* Récolter des fonds
Après avoir mis en évidence ces thèmes, il fallait déterminer les actions à produire pour pouvoir y parvenir :
* Action 1 (Rencontrer des gens) : créer une animation, un jeu pour pousser les gens à se rencontrer, trouver un décorconvivial, chaleureux, romantique pouvant favoriser ces rencontres
* Action 2 (Récolter des fonds) : inviter beaucoup de monde, faire un buffet pour augmenter le prix d’entrée, négocier la privatisation de la salle et le prix des consommations pour que l’évènement intéresse un maximum de personne, utiliser des supports de communication, internet, cartes de visite, affiches, Facebook pourinformer les gens …
Le but d’un brainstorming est de citer les plus d’idée possible chacun son tour, après bien sûr il faut mesurer la faisabilité de chacune des actions énoncées. On a ainsi procédé au détail de certaines de ces actions à entreprendre :
* Pour le décor, on souhaitait acheter des ballons, mettre des bougies, lumière tamisée, trouver une salle dans les teintes rouges pour faire plusromantique, inviter un chanteur pour que le cadre soit plus intimiste, imposer une tenue correcte …
* Pour qu’il y ait du monde, on souhaitait beaucoup communiquer sur notre événement, tout d’abord auprès de notre entourage (amis, amis d’amis, famille…) et également auprès de l’association Open Mali comme elle dispose d’un large réseau.
* Pour le buffet, on ne voulait pas faire un buffetbasique composé de chips, cacahuètes…on voulait faire quelque chose de plus raffiné. On voulait que nos convives soient vraiment satisfaits de notre prestation gustativement : verrines, repas avec des couleurs et du goût, fraises en dessert (fruit qui illustre le mieux le romantisme)
* Pour communiquer sur l’évènement, on a également pensé à mettre notre évènement sur internet, sur plusieurssites d’organisation de soirées
* Pour l’animation, on souhaitait que chaque personne rencontre au moins deux personnes
* Et enfin, comme animation on pensait au départ faire un simple face à face classique avec une cloche qu’on sonnerait toutes les 5mn.
Ce schéma nous a particulièrement aidés à avancer pour la suite de l’organisation de cet évènement. Mais il n’est utilisable qu’en...
tracking img