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MANUEL D’UTILISATION DU FICHIER EXCEL ACHAT

DANS LE CADRE DU PROGRAMME FOR@C D’AIDE AUX PME DE L’INDUSTRIE DES PRODUITS FORESTIERS

PRÉSENTÉ PAR :

ÉTÉ 2007

Manuel D’utilisation du fichier Excel Achat
Table des matières
Table des matières____________________________________________________

___________ page 2 Règle d’utilisation du fichier Excel___________________________________________________ page 3 Création d’une commande d’achat___________________________________________________ page 4 Création d’un nouvel item dans la liste déroulante par fournisseur__________________________ page 7 Mise à jour de la fiche fournisseur ___________________________________________________ page 9 Création d’un formulaire d’impression ________________________________________________ page10 Sortir la liste des lignes de commande liées à un numéro de dossier (# de job) ________________ page 11 Sortir la liste des lignes de commande qui sont à recevoir ________________________________ page 12

Création d’un nouvel onglet fournisseur_______________________________________________ page 13

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Règle d’utilisation du fichier Excel Achat :
1- Ne pas modifier les en-têtes. 2- Nepas enlever la ligne vide sous les en-têtes (normalement cette ligne est cachée). 3- Ne pas ajouter ou supprimer de colonne.

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Création d’une commande d’achat :
Les boutons gris permettent de trier les données.

Sélectionner l’onglet correspondant au fournisseur choisi.

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Sélectionner l’onglet correspondant au fournisseur choisi.

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2- Pour s’assurer de toujoursconserver les formules insérées dans les cellules, nous vous recommandons de toujours copier les trois dernières lignes vides et de les coller à la suite du tableau avant d’y saisir de l’information. En fait, il doit toujours y avoir des lignes vierges à la fin du tableau.

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3- Saisir le numéro de PO pour chaque ligne de commande de façon séquentielle. Parexemple, le prochain numéro de PO pour le fournisseur A serait Fa002. Le numéro de PO débute toujours par les premières lettres du nom du fournisseur. Un aide mémoire est disponible dans l’onglet. . 4- Saisir le numéro correspondant à la ligne de commande. Les lignes doivent être inscrites de façon séquentielles. 5- Saisir la quantité commandée. 6- Sélectionner à l’aide du menu déroulant ladescription de l’item commandé. Le menu déroulant donne accès à la liste des items achetés par fournisseur.

7- Saisir la date de livraison prévue. Le format de la date doit être le suivant AAAA-MM-JJ. 8- Saisir la quantité reçue à la suite de la réception et de la vérification de la marchandise. Le champ devient bleu lorsque la quantité reçue est complète. Le champ devient vert si la quantité reçueest supérieure à la quantité commandée. Le champ demeure blanc si la quantité reçue est inférieure à la quantité commandée. 9- Espace disponible pour inscrire des notes suite aux communications avec le fournisseur. 10- Saisir le numéro de job (dossier) pour lequel l’achat est effectué. Dans le cas de fourniture courante (ex. : papier sablé), vous devez saisir les initiales de votre entreprise parexemple « EABC » pour Entreprise ABC. Dans tous les cas, il est très important de toujours utiliser la même orthographe pour nommer la job (majuscule et minuscule). 11- Sélectionner la méthode de communication du PO au fournisseur .

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Création d’un nouvel item dans la liste déroulante par fournisseur :

Sélectionner l’onglet correspondant au fournisseur choisi. 1

1- Sélectionnerl’onglet correspondant au fournisseur choisi.

Déplacer la flèche vers la droite de l’écran.

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Saisir la description de l’item. Saisir le numéro de l’item. Saisir l’ancien prix payé. Saisir le prix actuel. Le système tiendra compte de ce prix lorsque cet item sera sélectionné dans un PO. Il est donc très important de faire une mise à jour régulière des...
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