Externalisation

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Isabelle Renard

L’externalisation en pratique
Un plan type de contrat Des clauses entièrement rédigées Tous les pièges à éviter

Deuxième édition

© Éditions d’Organisation, 2004, 2005 ISBN : 2-7081-3245-8

Chapitre 2 Préparer l’opération
Une opération d’externalisation ne s’improvise pas : une fois prise la décision d’externaliser telle ou telle activité de l’entreprise, en vued’objectifs précisément définis, il convient de passer par un certain nombre d’étapes qui sont d’autant plus indispensables que c’est la première fois que l’activité considérée est externalisée. Non pas que les autres opérations de contractualisation avec un prestataire extérieur ne nécessitent pas de préparation : dans tous les cas le client doit réfléchir aux objectifs qu’il poursuit et établir uncahier des charges de ses besoins. Mais l’externalisation présente une dimension supplémentaire : elle engage l’entreprise et le prestataire dans un partenariat à long terme, qui nécessite investissement et efforts de la part des deux parties pour apprendre à « vivre ensemble ». Il s’agit là d’une différence fondamentale avec les autres contrats de prestations de service, dans le cadre desquels lesparties ne restent pas nécessairement en relation après l’achèvement de l’ouvrage commandé. Ce chapitre a pour objectif d’établir une « check-list » des étapes préalables à toute opération d’externalisation. Certaines sont indispensables, comme l’état des lieux, la spécification du besoin ou la gestion de la période intermédiaire. D’autres, relatives à l’anticipation des aspects sociaux et fiscauxde l’opération, ne seront peut-être pas nécessaires dans tous les cas, mais permettent d’appréhender l’opération de façon exhaustive, afin d’éviter toute mauvaise surprise ultérieure.
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L’EXTERNALISATION EN PRATIQUE

La définition du périmètre de l’externalisation et l’état des lieux
Toute opération d’externalisation commence par un état des lieux des infrastructures, de l’organisation etdes moyens techniques et humains sur lesquels repose l’activité à externaliser. Cet état des lieux sera de préférence réalisé par l’entreprise cliente, le cas échéant assistée par un tiers. Dans certains cas, c’est le prestataire lui-même qui procède à l’état des lieux lors d’une première phase dite de « due diligence ». Dans une telle situation, il est préférable de prévoir une possibilité desortie anticipée de la relation contractuelle si les parties n’arrivent pas à un accord sur les modalités et les prix une fois l’état des lieux réalisé.

L’état des lieux organisationnel
Les entreprises développent des modes de fonctionnement complexes, qui ne reposent pas toujours sur des procédures écrites, car elles sont le fruit d’habitudes et d’expériences qui perdurent tant que, globalement,les choses « marchent ». Il en va tout différemment lorsque l’on veut introduire un tiers dans le système. Il faut alors remettre les procédures à plat, conceptualiser l’organisation, identifier les circuits d’information, et cela est parfois beaucoup plus complexe qu’il n’y paraît.

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© Éditions d’Organisation

Une entreprise d’interim d’aide à domicile souhaitait dématérialiser lescontrats de mise de disposition de personnel, qui génèrent une logistique particulièrement contraignante en terme d’archivage et de délai de signature des documents. Celle-ci a donc décidé d’implémenter un nouveau système d’information permettant de signer les documents électroniquement et de les archiver sous forme numérique, et d’externaliser celui-ci. La phase la plus longue de l’opération n’a pas étésa partie technique (choix et mise en œuvre du nouveau système), mais la remise à plat de l’organisation aux fins de comprendre comment l’information circulait entre le siège, les agences, et les clients…

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Préparer l’opération

L’état des lieux relatif à l’organisation de l’activité à externaliser est le tout premier à réaliser. À défaut, le client sera dans l’incapacité d’exprimer...
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