Fiche aide

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  • Publié le : 3 août 2010
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Fiche d’aide à l’organisation de manifestations
Cet outil a été mis en place pour aider toute personne souhaitant organiser une manifestation, qu’elle soit service municipal, société ou association. Il a pour but d’aider l’organisateur à anticiper, à planifier, à recenser les moyens nécessaires à l’organisation de cet événement et à s’assurer que les obligations de sécurité incombant àl’organisateur, soient bien respectées. Ce document n’est pas un document de réservation du matériel. il servira de base à une éventuelle convention à réaliser entre l’organisateur de la manifestation et la ville si celle-ci est sollicitée et si celle-ci peut y répondre favorablement.

Partie 1 : Descriptif de la manifestation
Nom de la manifestation :____________________________________________________________

__ Dates :___________________________ Lieu : _____________________________ Exposition Commémorations, visites officielles Manifestation exceptionnelle Foire, marché, kermesse Animation sportive Inauguration Spectacle Réunion publique, colloques Horaires : Début :___________ Fin : _____________

Objectifs de la manifestation (fréquentation, notoriété, sécurité...)

Organisateur :_______________________ Référent de la manifestation (présent sur site) :_____________ ____________________________________________________________

_______________________ Adresse : ____________________________________________________________

_______________ Téléphone : ___ ___ ___ ___ ___ Portable : ___ ___ ___ ___ ___ E-mail :___________________

Nombre de visiteurs attendus : ____________(attention à prendre en compte la capacité d’accueil
maximum)

La manifestation se déroule-t-elle ?: En plein air En salle Y aura-t-il ces activités dans la manifestation ? : Feu de joie, feu de la Saint Jean Sports mécaniques Baptême de l’air Largage de parachutistes Manifestations nautiques Courses cyclistes, cyclo-cross Biathlon, cyclathlon, triathlon, duathlon, vétathlon

Sur un espacepublic Sur un espace privé

Tir de feu d’artifice Envol de montgolfières, lâcher de ballons Aéromodélisme, cerf-volant Aéroglisseurs Courses et marches pédestres
Parapentes, deltapl, parachutes ascensionnels

En fonction du nombre de visiteurs attendus et du contenu de la manifestation, un dossier de sécurité et des autorisations administratives pourront être nécessaires. Des complémentsd’information à ce sujet peuvent être demandés à la Mairie (DAPS 02 40 83 87 07).

Partie 2 : Eléments d’organisation à prendre en compte Matériels et logistique
Les activités prévues dans le cadre de la manifestation, nécessiteront-elles ? : - Une alimentation électrique
Puissance nécessaire : ____________________ Groupe électrogène : oui non Branchement forain : oui non (demande auprès de EDF)

-Un point d’eau

Evacuation eaux usées

- Des travaux de terrassement description :___________________________________________ - Des travaux de débroussaillage description :___________________________________________ - La réservation d’une salle - Des travaux de manutention Vos besoins en matériels : Podium Bars mobiles Chapiteaux Stands Gradins Tables Bancs Grilles expo Vaisselle Equipt. logeSono Multimédia Matériels électriques
surface :____________m² quantité :___________ quantité :___________ dimensions :___________ nom de la salle : ___________________ Dates : ______________ temps estimé : ___________________________ personnes ou services désignés : __________________

Praticables Toilettes chimiques

quantité :___________ quantité :___________

dimensions:_____________________________________ couleur :___________ quantité :_________________

capacité :___________________________ quantité :___________ quantité :___________ quantité :___________

Chaises Plantes Pupitre

quantité :___________ quantité :___________

_______________________________________(indiquez le type et les quantités) _______________________________________(indiquez le type et les...
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