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FR3

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Chap 3
FR3

Gérer les contraintes, priorités et imprévus
I - Appréhender les contraintes
Afin de s'adapter à son poste et d'en définir l'organisation, l'assistant(e) doit analyser son environnement professionnel et en cerner les contraintes.

1 Les contraintes de qualité
Exemples : le respect de la charte qualité de l'entreprise si elle existe, le respect des procédures internes, l'attention portée à la qualité de l'accueil.

2 Les contraintes matérielles
Afin de se fixer des objectifs réalisables, l'assistant(e) doit connaître les ressources allouées à ses missions.
Exemples : un budget, un espace (salles pour réunions).

3 Les contraintes temporelles
La contrainte temps est souvent maîtrisable car elle dépend fréquemment de ses propres capacités à se fixer des priorités.
Exemples : un délai de réalisation, des dates butoirs à respecter.

II - Gérer les priorités
Dans un souci d'efficacité, l'assistant(e) doit éviter de mettre sur le même plan l'essentiel et l'accessoire. Confronté(e) à une multiplicité de tâches, il (elle) risque de se laisser déborder par des imprévus et éprouver de réelles difficultés à prendre du recul.
Il (elle) doit donc distinguer les tâches prioritaires, urgentes et importantes de celles dont le traitement peut attendre.

1 Classer des tâches selon les critères de priorité, d'importance et d'urgence
Sur son lieu de travail, l'assistant(e) doit bien distinguer ces différents types de tâches pour faire face à la pression des sollicitations.
Face à une multiplicité de tâches à accomplir, il (elle) peut en effectuer le classement suivant :
UI Les tâches urgentes et importantes

uI Les tâches peu urgentes mais importantes
Ui Les tâches urgentes et peu importantes ui Les tâches ni urgentes ni importantes

2 Traiter des priorités
Une fois le classement des tâches réalisé, le « carré des priorités » peut aider à déterminer la façon dont elles vont être traitées, en les réalisant soi-même, en se faisant aider, en déléguant ou en les reportant.

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