Genie financier

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  • Publié le : 27 avril 2011
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Chapitre 2 : La démarche d’élaboration d’un manuel de procédure
Face à la complexité des opérations et à l’augmentation des risques de l’entreprise, l’élaboration du manuel de procédures est devenue pour celles-ci une préoccupation essentielle. Le manuel de procédures constitue pour l’entreprise le concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire individuels et collectifs.Aussi, « la formalisation des procédures apparaît un des axes principaux des démarches qualité » (HENRY & al, 2001 : 7). Pour l’auteur l’élaboration des procédures est une condition essentielle pour garantir la qualité des opérations.
Nous allons dans ce présent chapitre définir les notions sur le manuel de procédures et ses objectifs et enfin aborder son processus d’élaboration.
2.1. Notionssur le manuel de procédures
La nécessité de formaliser les procédures de l’entreprise n’est plus à démonter. En effet, les entreprises sont appelées à exécuter des opérations dont les étapes à suivre pour leur réalisation doivent être scrupuleusement respectées, de crainte que son fonctionnement normal ne soit désarticulé. Nous allons dans cette section, définir le manuel de procédures, faireressortir les objectifs et enjeux de sa conception mais également montrer son importance pour l’entreprise.
2.1.1. Définition et objectifs du manuel de procédures
Toute entreprise soucieuse de sa survie doit disposer d’un manuel de procédures. C’est un document de référence pour ce qui concerne le passé mais un bon repère pour traiter les opérations.
2.1.1.1. Définition du manuel de procéduresAvant de définir le manuel de procédure, il est important pour nous de définir la procédure. Selon le dictionnaire LAROUSSE, « une procédures est la manière de procéder, la marche à suivre pour obtenir un résultat Nous pouvons dire simplement que la procédure est la démarche à suivre pour réaliser une activité.
Selon MIKAËL (2009 : 132), « Le manuel de procédures peut être défini comme étant unréférentiel approuvé par la direction générale qui décrit de manière précise et détaillée les circuit de flux de documents et d’informations, les procédures d’autorisation et d’approbation, les différents niveaux de responsabilité et de délégation et en fin les dispositifs de sécurité à respecter ».
Le manuel de procédure s’adresse à tous les membres de l’entreprise et envisage pour chaque cycled’activité et chaque niveau de responsabilité, l’ensemble des opérations de l’entreprise devant permettre de :
• garantir la sécurité des actifs ;
• respecter les lois et règlementations en vigueur ;
• fiabiliser les informations comptables et financières.
2.1.1.2. Objectifs du manuel de procédures
Les objectifs du manuel des procédures sont les suivants :
• expliquer les modalités d’application desdifférentes procédures suivant les activités ou cycles de l’entreprise : techniques, comptables, financiers et administratifs ;
• assurer l’uniformité des modalités d’exécution en les formalisant. Ce qui exclut les disparités dans la manière de traiter les opérations qui, en l’absence de manuel, dépendent le plus souvent du style, de l’expression personnelle déjà acquise, mais aussi de laculture des opérationnels ;
• sauvegarder les actifs de l’entreprise par des procédures de contrôle interne performantes ;
• former le personnel ;
• favoriser l’assimilation rapide des techniques spécifiques de l’entreprise pour le personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de temps considérable notamment lors des passations de service ou lors de la phased’intérim pour le commissariat aux comptes ou les audits externes.
2.1.2. Fonctions du manuel de procédure :
Le manuel de procédures constitue à cet effet plusieurs référentiels parmi lesquels on peut citer :
• Le manuel de procédures est un référentiel de communication
Par sa conception, il permet à chaque intervenant ou opérateur d’agir avec une parfaite connaissance et compréhension des...
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