Gestion documentaire

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  • Publié le : 17 avril 2011
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Sommaire

Introduction 3

Le management des connaissances 4
Histoire 4
Stratégie d’entreprise 4
Projet de management des connaissances 4

La gestion documentaire 6
Histoire 6
Intérêt d’une gestion documentaire 6
Cycle de vie d’un document 6

Comment optimiser la gestion documentaire pour améliorer le management des connaissances ? 10Optimisation des documents 10
Gestion électronique documentaire 11

Conclusion 12

Bibliographie 13

Résumé 14

Introduction

« Que serions nous de nos ancêtres sans les peintures rupestres illustrant la vie des Homo sapiens ou la pierre de rosette qui a permis à Champollion de traduire les hiéroglyphes ? », selon O. BOUTOU (1).
Nous avions là les premiers qualiticiens de l’époquequi souhaitaient laisser une trace de leur façon d’exister, de faire et d’être. La gestion documentaire reprend ces principes de bases.

La norme ISO 9001 exige la mise en place d’un système documentaire. Cependant la gestion documentaire ne doit pas être créée dans le seul but de répondre aux exigences. Elle doit regrouper l’ensemble des informations et données permettant le bon fonctionnement del’entreprise. L’ensemble de ces documents permettent de transmettre nos savoirs.

Le capital immatériel de l’entreprise doit être pris en compte. Les savoirs faire doivent être capitalisés et on doit veiller à ce qu’ils ne se volatilisent pas avec le temps.
Le savoir-faire rassemble deux notions. Le « savoir » qui représente l’acquisition d’une connaissance et le « faire » qui met en actioncette connaissance pour un objectif déterminé.
Le management des connaissances permet de les identifier et de les transmettre. Cette méthode permet de créer une base de connaissances.
Ces connaissances vont être formalisées et structurées afin d’être intégrées au système documentaire.

Comment optimiser la gestion documentaire pour améliorer le management des connaissances ?

Pour répondre àcette question, j’ai commencé mes recherches sur internet. Il y avait un trop grand nombre de résultats.
Afin d’affiner mes recherches j’ai consulté des ouvrages présent à la bibliothèque universitaire qui m’ont permis de définir ce qu’était le management des connaissances et également comment mettre en place un système documentaire.
Je me suis procurée différents ouvrages sur la gestiondocumentaire. J’ai ainsi pu voir comment optimiser cette dernière.

Le management des connaissances

Le management des connaissances aussi appelé knowlegde management est une méthode permettant d’identifier, de capitaliser et de valoriser les savoirs faire de l’entreprise en impliquant l’ensemble du personnel.

Histoire

Les ouvrages de J-Y. BUCK (2) et de A. DUDEZERT (3) m’ont permis deretracé l’histoire du mangement des connaissances.
Au cours des années 80, le management des connaissances a fait son apparition dans les entreprise.
Suite à des départs en retraite, du turn-over, de la réduction d’effectifs, les entreprises se sont aperçues de la perte de leurs connaissances et de la non pérennisation de leur entreprise. Ceci leur a permis de prendre conscience des enjeux liés àla capitalisation des savoirs.
En effet, l’oral et nos mémoires ne suffisent plus pour transmettre et synthétiser nos connaissances.
Les outils et méthodes actuels montrent leurs limites. Ils ne servent plus de flux de connaissances mais de stocks d’une connaissance non utilisée et non renouvelée.
Le management des connaissances est basé sur un travail collaboratif de capitalisation desconnaissances. Les entreprises vont devoir apprendre à leurs personnels à travailler ensemble et à partager leurs savoirs.

Stratégie d’entreprise

D’après J-Y. BUCK (2), la mise en place d’une démarche de management des connaissances est un enjeu stratégique fondamental pour l’entreprise. En effet, la transmission des savoirs et leurs gestions va permettre a l’entreprise de devenir pérenne....
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