Gestion du cabinet

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  • Publié le : 12 septembre 2010
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B. Latifa [pic]

COMPTE RENDU DU STAGE D’OBSERVATION EN CABINET D’AVOCAT

« LA GESTION DU CABINET »

Cabinet d’accueil :

SCP C. & ASSOCIES
34000 MONTPELLIER

Promotion 2009/2010

1. La gestion du temps

La gestion du temps se fait à l’aide de deux supports, informatique et papier, que ce soit pour l’agenda (a) ou le calendrier de procédure (b).

a. L’agenda

Lecabinet est équipé d’un agenda papier dont chaque journée est répartie sur deux pages. Sur celle de gauche sont inscrits les délais de procédure, tels que les injonctions de conclure ou la date de clôture des débats, et les rendez-vous avec les clients. Sur la page de droite sont inscrites les dates d’audiences et d’expertises. Le cabinet a également recours à un système de couleur dans la prisede note des différents événements, par exemples les audiences à l’extérieur nécessitant la désignation d’un avocat postulant sont inscrites en vert. Une fois par semaine, les avocats se réunissent afin de faire un point sur l’agenda et répartir les audiences et les expertises.

Le cabinet s’est équipé d’un logiciel, Arthémis, qui lui permet la gestion des dossiers. Celui-ci permet de noter lesdates d’événements afférents au dossier et de mettre en place une surveillance électronique.

b. Le calendrier de procédure

Le calendrier de procédure peut être mis en place au fur et à mesure (cas du Tribunal de Grande instance de Montpellier) ou fixé juste après la saisine du tribunal (cas du Tribunal de Commerce de Nîmes). Chaque date de ces événements fait l’objet d’une doublenotation, sur l’agenda papier et sur Arthémis.

Auprès du Tribunal de Grande instance de Montpellier, il y a d’abord un appel du dossier par le Président, puis à différentes conférences de mise en état afin de fixer une date d’audience. Un suivi du calendrier de procédure par Internet est possible via le réseau privé virtuel avocat accessible sur le site www.ebarreau.fr, grâce à une clé USB. Apartir de ce site, l’avocat peut consulter les dossiers pour lesquels il s’est constitué, vérifier la date d’audience, le numéro de rôle, la chambre, s’inscrire à une audience de référé, ou vérifier les messages envoyés par le Greffe.

2. La gestion des effectifs

Le cabinet est constitué d’un seul avocat associé, Monsieur le Bâtonnier, et de trois avocates collaboratrices. Monsieur leBâtonnier travaille également avec deux collaboratrices externes. Le cabinet emploie deux secrétaires et une comptable.

Pour Monsieur le Bâtonnier, la gestion des effectifs suppose de faire un point régulièrement sur la situation afin de déterminer les possibilités de développement au sein du cabinet. Cela passe par une transparence. Dans les rapports avec les collaborateurs, il faut clairementposer ce que chacun attend de l’autre, de manière à voir quel est l’objectif pour compléter une équipe. Le recrutement d’un collaborateur nécessite de lier les qualités techniques et les compétences du collaborateur avec ses qualités humaines et relationnelles. Par ailleurs, la création d’un poste nécessite de combiner le souci de ne pas créer des postes précaires tout en répondant aux besoinsactuels et futurs du cabinet.

3. La gestion des honoraires et de la facturation

a. Les lettres de missions

Il n’y a pas de lettre type de mission au sein du cabinet. Dans un premier courrier, les avocats reprennent toujours par écrit l’ensemble des indications données par le client lors du rendez-vous et listent tous les documents remis. Le principe est qu’il faut toujours acterpar méfiance du client et limiter ainsi le risque de responsabilité.

b. Les honoraires : convention d’honoraires et méthode de facturation

Chaque avocat fait signer à son client une convention d’honoraires type dès la constitution. Celle-ci permet l’information sur les tarifs qui seront appliqués quant au coût de gestion du dossier (forfait d’ouverture de dossier, frais de...
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