Gestion du temps

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  • Publié le : 23 mars 2011
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La gestion du temps du manager

La mode est à la réduction des effectifs (« down sizing »), et le manager deviennent la seule ressource sur laquelle l’entreprise peut vraiment compter… mais elle en abuse. Le manager travaille donc de plus en plus longtemps, dans de plus en plus mauvaises conditions, court derrière le temps qui s’échappe, s’essouffle, perd son énergie et parfois sa santé. Leregard des étudiants sur leur tuteur de stage confirme les faits.

I LES VOLEURS DE TEMPS

Les managers citent beaucoup de causes à leur manque de temps, et les présentent comme étant souvent extérieures à eux mêmes :

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Même si ces causes sont effectivement extérieures au manager lui même, comment expliquer que ces « voleurs de temps » aient pénétré leur univers de travail… Tous lesmanagers, même s’ils exercent les mêmes responsabilités n’ont pas le même rythme de travail, c’est une question de personnalité.

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Gérer son temps consiste à arbitrer entre les contraintes extérieures et le besoin d’autonomie dont à besoin le manager pour dépasser le simple stade de l’ exécution des tâches pour véritablement gérer les processus de l’UC.

II LOIS RELATIVES A LA GESTION DUTEMPS

A / Loi de Parkinson

« Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prendra du temps », phénomène d’inflation du temps. Illustration : l’examen d’un dossier peut nécessiter 1 heure si cet examen a été confié dans l’urgence, cet examen peut aussi nécessiter tout un WE si le manager a le temps du WE pour le faire (il ne se concentre alors pas vraiment à cette tâche et selaisse distraire par les obligations familiales et le téléfoot du dimanche).

Pour contrer la loi de Parkinson : s’imposer des butées. Il faut contenir la tâche dans des limites temporelles réalistes : un début et une fin. Et attention aux fausses limites du genre « ça je peux le faire plus tard » / « ça c’est pour demain ».

Application : pour la prise de RDV on indique souvent une date, uneheure de début et un lieu, il faut aussi indiquer un temps imparti. Selon la loi de Parkinson, l’entretien sera mené en fonction de ce temps imparti, à condition qu’il soit réaliste. Idem pour les réunions, il faut indiquer une durée aux participants. Cela vaut aussi pour la vie privée du manager, vie privée qui est capitale pour son efficacité dans l’UC, elle doit être protégée, les WE doiventêtre consacrés à soi et la famille, non au travail.

B / Loi de Pareto

20% de notre travail donne 80% de nos résultats. Avec donc un minimum d’investissement on obtient un bon résultat, voilà une bonne nouvelle pour le manager. Le revers est que si on veut atteindre les 100% il va falloir produire les 80% d’efforts manquants, situation propre au perfectionniste qui se consacre à fond à unefraction de son travail.

La loi de Pareto montre qu’avec une concentration maximale des moyens et des capacités intellectuelles du manager sur les bonnes questions (comment, pour qui…), l’objectif peut être atteint en grande partie.

Parallèle : un père de famille et son fils profitent d’avantage d’une partie de cartes d’un ¼ h, qu’un DVD Disney de 2h qu’ils regardent sans se parler…

C / Laloi des cycles

Le travail est une succession de cycles : des tâches qui ont un début, un déroulement, une fin. Et que l’on travaille vite, mal, lentement, efficacement, à minuit il est minuit pour tout le monde.

Différentes attitudes face aux cycles :

|Les handicapés du début |Ceux qui remettent toujours à plus tard. A l’image de l’étudiant qui n’est jamais ponctuel et |
||qui traîne à commencer ce qu’on lui a commandé (une fiche mission de stage par ex, peut |
| |facilement nécessiter 3 semaines d’hésitation (ou de flemme)). |
|Les handicapés du déroulement |Commencent un cycle (une tâche) et se perdent à en entamer d’autres. Ou ceux...
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