Gestion electronique de documents

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  • Publié le : 24 mars 2012
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Gestion Electronique de Documents
appliquée en bts Assistant de Manager


La GED représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.).

L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de l'entreprise afin d'être en mesure degérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction.

Contexte: Le Cercle d’Escrime de Laxou


Le Cercle d’Escrime de Laxou est une association loi 1901 dont la mission est d’assurer l’enseignement de l’escrime auprès d’une cinquantaine de licenciés.

Le club est géré par un bureau composé d’un président, d’une trésorière, d’un responsable matériel. Le président assure la gestion desdemandes de subvention, les relations avec les partenaires (ligue d’escrime, mairie, fournisseurs, parents) et les inscriptions aux compétitions. La trésorière gère les comptes et le salaire du maître d’armes (entraîneur sportif). Le responsable matériel gère les achats et les réparations du matériel d’escrime prêtés aux tireurs.

On souhaite mettre en place une GED pour faciliter lacommunication et l’accès aux informations de gestion et sportives du club :

• Pour les inscriptions, le maître d’armes utilise des formulaires standards comme la fiche d’inscription et les autorisations de sortie et diverses à remplir par les adhérents.

• Régulièrement, le président reçoit par mail des documents sur les différentes compétitions organisées. Ces documents concernent 
← le maîtred’armes qui informe les sportifs et collecte les demandes d’inscription,
← le président qui effectue les inscriptions en ligne sur le site de la fédération,
← le responsable du matériel qui prépare et répare les armes destinées aux compétiteurs.

• Factures du matériel (tenue, armes, petit équipement) et des prestations (nom de domaine du site, inscription pages jaunes). Ces documentspermettent au responsable matériel de contrôler la conformité du matériel livré et d’informer la trésorière qui gère le paiement.

• Subventions : les dossiers de demande de subvention auprès de la mairie ou du conseil général arrivent sous forme numérique et doivent être conservés pour être complétés et retournés aux organismes. Ces documents concernent le président et la trésorière.

•Relevés de banque du compte courant et du compte sur livret utilisés par la trésorière et le vérificateur aux comptes.

• Salaire et charges sociales : informations techniques et documents en provenance des organismes sociaux pour la gestion du salaire et des charges sociales du maître d’armes.

• Documents divers: accusé de réception de demande de subvention, avis officiels de subvention,convention de mise à disposition de matériels ou de locaux pour l’organisation d’une manifestation, lettres importantes … Ces documents concernent principalement le président et la trésorière.

I. Analyse des documents


La liste suivante est un exemple représentatif des documents utilisés par le club.


Les documents internes ont été produits par l’un des membres du bureau. Il s’agitprincipalement de formulaires utilisés pour les inscriptions en début d’année sportive.


Les documents externes ont été obtenus en format numérique, soit :

• par mél, en enregistrant une pièce jointe dans son format d’origine ou par exportation et enregistrement du mél en format texte,

• en scannant le document papier arrivé par courrier,

• en téléchargeant des documents depuis un siteinternet.


| |Nom du fichier |contenu |Type |Mode d’acquisition |
|1 |Accusé_reception_54_2009.jpg |Accusé de réception d’une demande de subvention |externe |scanneur |
|2 |Appel DASNET.txt |Informations sur le site des données sociales...
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