Définition d'une gestion électronique de documents GED ou GEID
La Gestion Electronique de Documents, ou GED, est un système d’acquisition, de classement, de stockage et de consultation des documents. Elle permet un gain de temps considérable aux organisations en structurant le classement et en facilitant les recherches.
Acquisition
L’acquisition de documents peut s’effectuer de différentes manières :
• Par numérisation au travers d’un scanner. C’est le cas des documents papiers existants ;
• Par intégration de documents électroniques (traitements de textes, fichiers PDF, tableurs, etc.) ;
• Par production de documents à l’aide de logiciels métiers (comptabilité, suivi commercial, gestion de production, etc.) ;
• Par échange de documents électroniques entre différentes organisations.
Classement
Le classement au sein d’une GED est facilité par la mise en place d’un plan de classement commun à l’ensemble de l’organisation. On s’attachera alors à définir ce dernier de manière « naturelle », c’est-à-dire compréhensible par l’ensemble des utilisateurs.
En d’autres termes, le classement d’un document dans la GED doit se faire de manière intuitive.
Les documents classés sont indexés de différentes manières :
• Par l’utilisation des métadonnées (titre, objet, type, auteur, résumé, etc.) ;
• Par mots clefs ;
• En texte intégral (fulltext).
Stockage
Quel que soit le mode de stockage utilisé par la GED (base de données, disque dur, etc.), il est essentiel que les fonctionnalités suivantes soient opérationnelles :
• Gestion de la durée de vie du document ;
• Purge ;
• Archivage ;
• Stockage multi serveur.
Ces caractéristiques permettent de gérer au mieux l’espace de stockage consacré à la GED utilisée au quotidien et garantissent une utilisation efficace de celle-ci, notamment en optimisant les temps d’accès.
Consultation
La consultation des documents peut s’effectuer de plusieurs manières :
• En se déplaçant au sein du plan de classement : on veillera