Gestion projet organisation mariage

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Agence Wedding Organisation 

ORGANISATION DU MARIAGE

DE
Mr DUHAMEL ET Mme HEULOT

La commande du commanditaire

Mr Duhamel et Mme Heulot souhaitent sous-traiter l’organisation de leur mariage et font appel à notre agence « wedding organisation ».
Ils nous confient l’organisation de A à Z de leur mariage.

Les exigences du couple sont les suivantes :

Ce sera un mariage du soir.La décoration sera en rouge et blanc.
Les personnes invitées seront au nombre de 300 dont 50 personnes venant de l’étranger.
La cuisine sera française traditionnelle.
Il faudra héberger 100 personnes le jour du mariage (réservations de chambres).
Le couple aimerait avoir un artiste célèbre français (variété française).
Leurs disponibilités :
▪ Mme Heulot : Le mercredi à partirde 12h.
En semaine à partir de 17h.
Le samedi toute la journée.

▪ Mr Duhamel : Le samedi toute la journée.

Les objectifs :

La date du mariage est fixée au 19 juillet 2008.
Il devra avoir lieu dans les alentours de Rennes, dans un lieu prestigieux.
Le couple a un budget de 150 000€.
Ce seront desprestations haut de gamme.
Le couple ne devra pas avoir à s’occuper de l’organisation.
La note de cadrage

La commande du commanditaire est traduite en mode projet.

Donner une unité à la décoration du mariage : choisir un thème.
Choisir et louer le lien de la réception : choisir un manoir ou un château dans la région Rennaise et disponible pour la date du mariage.
Fixer un rendez-vous avec lecouple pour établir le plan de table.
Choisir un traiteur : fixer un rendez-vous pour les différentes dégustations.
Proposer une présentation des dragées.
Proposer une alternative aux dragées (petits cadeaux).
Contacter les agents des artistes célèbres français : Francis Cabrel (connaissance de son agent).
Proposer des animations entre le vin d’honneur et la réception.
Conseiller le couple surleurs tenues, maquillage, coiffure (« coach » relooking), alliances… grâce à notre réseau de partenaires.
Etablir la liste de mariage (réseau de partenaires).
Choisir un photographe.
Choisir les décorations florales en fonction du thème du mariage (couleur, décoration générale [tables, salle…]).
Réservation des billets d’avions pour les personnes venant de l’étranger.
Hébergement de 100personnes : Hôtel ou lieu de réception ?
Location de véhicule pour les futurs mariés : limousine (prestations haut de gamme souhaitées).
Réservation d’une suite nuptiale pour les mariés.
Contacter la mairie pour la cérémonie civile.

Identifier nos contacts nécessaires (traiteur, agences immobilières…) et prospecter de nos nouveaux contacts si besoin.

Les pièces administratives pour lesbesoins du mariage civil ont été demandées aux clients dès le premier rendez-vous. Elles sont à nous fournir sous 10 jours par courrier ou autre (publications des bans).
Prévenir le couple que tous les passeports doivent être en règle pour les invités venant de l’étranger.
Nos honoraires sont de 20% du budget total du mariage soit un budget de 120 000€ pour la préparation du mariage.

L’équipeprojet mobilisée pour l’organisation de ce mariage comptera un chef de projet et 5 assistants.

Le plan de communication

Nous devons envoyer les faire-part 1 mois avant la date du mariage.
Le couple souhaite que nous soyons discrets à propos de leur mariage au vu de leur notoriété dans la région. La communication externe est donc limitée.
Nous prévoyons un questionnaire afin de sonder lesinvités sur leurs impressions.
Nous ne communiquerons pas nos honoraires au couple.
Le budget détaillé

La grille d’analyse des risques.

|RISQUES |SOLUTIONS |
|La météo le jour du mariage (la pluie). |- Prévoir un barnum pour le vin d’honneur....
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