Inventaire physique des stocks

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  • Publié le : 3 janvier 2011
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ORGANISATION DE L'INVENTAIRE
Quelles sont les personnes habilitées à procéder au comptage ?
Pour être un élément efficace du contrôle interne de l'entreprise, l'inventaire ne doit pas normalement être réalisé par les seules personnes ayant la charge du magasinage et, le cas échéant, de la tenue de l'inventaire permanent. À cet effet, il est utile de faire participer à la prise d'inventairephysique des collaborateurs d'autres services : comptabilité générale, service commercial, ateliers de production.
Exemple :
Suivant la nature et la quantité des éléments en stock, les opérations d'inventaire peuvent nécessiter plus ou moins de temps. Sur la base des expériences antérieures, il convient de mettre en place un nombre de personnes suffisant pour réaliser l'inventaire dans les délaisimpartis.

Si la taille de l'entreprise ne permet pas d'assurer correctement cette séparation de fonctions, il peut être utile de prévoir une supervision par l'expert comptable dans le cadre de sa mission de préparation des comptes annuels. Si l'entreprise est soumise au contrôle légal d'un commissaire aux comptes, ce dernier inclut généralement dans ses diligences normales l'assistance auxopérations d'inventaire. En toute hypothèse, la présence d'un professionnel externe est un élément important de fiabilité de la procédure d'inventaire physique des stocks.
Quelles dispositions doivent être prises pour l'aménagement des locaux ?
Les zones où se trouvent les articles à inventorier doivent être correctement rangées : regroupement par lots homogènes nettement isolés les uns des autres.Cette condition est normalement satisfaite dans les magasins ; en revanche, dans les ateliers, il n'en est pas toujours de même et une phase de mise en ordre préalable aux comptages est souvent nécessaire.
La procédure devra mentionner le plan du site de stockage avec l'affectation des zones de stockage par équipe. Avant le démarrage des comptages, une visite exhaustive des zones devra êtreeffectuée afin notamment de contrôler que :
- les stocks sont correctement rangés et identifiables (étiquettes, etc.) ;
- la définition, pour chaque type d'article inventorié, des unités de comptage est précisée (poids, mètre linéaire, unité) ;
- les stocks appartenant à des tiers et les stocks endommagés ont été séparés.
Comment fiabiliser le comptage des quantités ?
La fiabilité des relevés decomptage remis par les inventoristes repose en partie sur l'adéquation des moyens d'identification (clarté et exactitude des références portées sur les articles ou lots d'articles, connaissance des articles à inventorier par les inventoristes) et de la qualité des feuilles de comptage.
Exemple :
Dans le cadre de petites et moyennes entreprises, il est généralement préférable de remettre auxinventoristes des documents sur lesquels sont déjà indiquées les références des articles en stock et les unités de comptage. Si le stock est tenu de façon informatisée en inventaire permanent, on peut à cet effet tirer une édition de l'état des stocks, en prenant soin de faire disparaître les quantités théoriques de façon à ne pas influencer les inventoristes.

Les unités de comptage des différentsarticles doivent être cohérentes avec celles retenues pour la valorisation des stocks et être clairement portées à la connaissance des inventoristes : à l'unité, au 100, au mètre,... Ce point est très important, car les erreurs découlant d'une imprécision à ce niveau peuvent être très significatives. Eu égard aux unités de comptage utilisées, il convient de mettre à la disposition des inventoristesdes moyens appropriés : bascules correctement étalonnées...
Les inventoristes reportent les quantités recensées pour chaque lot compté sur la ligne de l'article correspondant et, après s'être assurés que tous les lots relevant de leur secteur ont bien été recensés, ils procèdent à la sommation des quantités portées sur chaque ligne. Le bon déroulement de cette phase des opérations d'inventaire...
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