La communication

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  • Publié le : 18 avril 2010
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LES MODES DE CLASSEMENT
Produire, recevoir,gérer de l'information engendre une suite d'actions que l'on doit organiser. L'une de ces actions consiste à classer les informations. Le but du classemnt est de stocker et de retrouver rapidement ce que l'on cherche, grace à une méthode appropriée.
Un document est un élément d'information servant de preuve. Désigne autant le fond, la forme, que lesupport lui même. Il doit obligatoirement être DATE parce que sa durée devie est limitée.
Un document naît, vit et meurt. A sa naissance, il doit être IDENTIFIER. L'IDENTIFIANT qui permet de distinguer les documents, puis de les classer etde les ranger, s'appelle la DENOMINATION. Un véhicule de l'information à plusieurs utilisateurs. L'emploi d'un langage commun est indispensable.L'identifiant est bien la REFERENCE commune qui désigne précisément le document que l'on demande. Les documents deréférences se regroupent en DOSSIERS. Les dossiers à un certain moment, doivent être pré-archivés, c'est à dire organisés et contrôlés, en vue de versement aux archives.
Une distinction entre documents vitaux et non vitaux doit être faite au moment de leur versement. Les dossiers archivablesde même thème ou référence se regtoupent en UNITÉS D'ARCHIVAGE.
LES ORDRES DE CLASSEMENT
I-
En matière de classement, il existe TROIS ORDRES FONDAMENTAUX:
L'ordre APHABETIQUE
EX:DUPOND
DUPRE
DURAND
DUVAL
L'ordre NUMÉRIQUE
Ex:317 120
317 130
317 140
L'ordre CHRONOLOGIQUE
EX:17.04.75
24.05.75
08.06.75
Souvent exprimés par 170475 ou 750417
200575ou 750520
080675 ou 750608
Un certain nombre d'autrees ordres existent:géographique, décimal, alphanumérique... Ces ordres découlent des trois ordres fondamentaux. Ils sont moins utilisés parce que souvent plus difficile à exploiter. Pour classer des documents ou des dossiers, on peut utiliser plusieurs ordres simultanément.
Dans le premier chapitre nous avons bati un cadre général quinous a permis de nous familiariser avec le langage du classement, tout en enseignant les règles de base de cette fonction. Il est nécessaire maintenant de connaître les différents types de classement et même de classification pour savoir lesquels choisir. Nous allons donc étudier les différents tyoes de classement courants, capables d'apporter des solutions simples aux problèmes fréquemmentrencontrés dans les différents organismes, administrations et entreprises.
Le classement alphabétique Le classement alphabétique consiste à classer les mots directeurs ou mos clés dans l'ordre de succession des lettres de l'alphabet. Cette définition est donnée dans la NORME AFNOR 44 001. Le classement alphabétique est facilement utilisable puisque tout le monde connaît l'ordre des lettres del'alphabet.
Il sert à classer des DENOMINATIONS. La dénomination prise comme base de classement doit être claire et précise. Exemple: désignation commerciale d'une entreprise.
Tant qu'il s'agit de classer des nols simples, le classement alphabétique ne présente aucune difficulté. C'est le principe du classement des mots dans le dictionnaire.Les coses se compliquent quant il s'agitdes noms composés entre eux. La norme homologuée AFNOR Z 44-001*donne de nombreux exemples d'application.En l'absence d'une dénomination précise, il faut choisir un MOT DIRECTEUR dans un ensemble de mots. Le mot directeur est pris, selon des critères déterminés, parmis ceux qui composent une dénomination, en vue de servir de base au classelent de celle-ci.
On prebd comme mot directeur declassement:
LE PREMIER NOM PROPRE, simple ou composé, que se soit un nom propre de personne, un nom propre géographique, un nom publicitaire, ou à défaut:
L'INITIALE de la DENOMINATION(première lettre d'un sigle commerciale), ou à défaut:
LE PREMIER VERBE ou à défaut:
LE PREMIER NOM COMMUN ou le PREMIER ADJECTIF pris substantivement. Le problème, une fois ces...
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