LES RÈGLES GÉNÉRALES DE LA COMMUNICATION ÉCRITE

IMPORTANT:
Ces règles ne sont pas spécifiques à la communication administrative, mais à toute communication écrite.

I – Généralités

( Ne pas multiplier les objets Sauf rares exceptions, un même courrier ne devra traiter qu’une seule affaire ; mais une même affaire pourra nécessiter de rapporter plusieurs faits.

( Faire un plan Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au détail.

- L'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée) ; - le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation ; - la conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée clairement.

( Tenir compte du destinataire

Il n'a pas forcément connaissance de l'affaire : il conviendra de resituer le contexte de la correspondance. Par ailleurs, tout document administratif pouvant avoir valeur d’acte administratif (opposable aux tiers, contestable, etc.), il faudra toujours veiller à ce qu’il contienne tous les éléments de justification internes, et que le signataire ait bien la compétence pour agir (délégation de signature).

( Reformuler sa demande Reformuler sa demande, dans le cas d'une réponse. Replacer les informations dans leur contexte.

( Choisir les arguments Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les arguments que vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides.

( Choisir ses mots En fonction de votre récepteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son