LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE http://directeurs.scola.ac-paris.fr Quelques conseils préalables :
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Faire un plan pour aider à choisir et hiérarchiser les informations de l'essentiel au détail:
1. Votre introduction rappelle l'objet de la lettre (courrier précédent, affaire concernée).
2. Le développement fournit des explications ou expose vos arguments.
3. La conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition exposée clairement.

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Tenir compte de votre destinataire: il n'a pas forcément connaissance de l'affaire.

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Reformuler votre demande dans le cas d'une réponse pour replacer les faits dans leur contexte.

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Pour convaincre, mieux vaut lister ses arguments des plus valides aux moins valides.

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Choisir ses mots en fonction de votre destinataire en évitant les termes techniques.

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Pour respecter la lisibilité :
1. Faire des phrases courtes
2. Développer une idée par phrase.
3. Bannir le jargon du spécialiste

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Alléger les phrases en réduisant le nombre de subordonnées
1. Veiller à l'équilibre des paragraphes
2. Veiller à faire apparaître la pagination et les renvois en annexe
3. Pour viser l'efficacité, allez à l'essentiel limiter la redondance
4. Citez tous les faits tels que vous les avez observés : donnez des chiffres, des dates ou des statistiques chaque fois possible
5. Utilisez des formules positives

Le style administratif : la correspondance administrative
 Etre courtois
 Etre objectif
 Etre clair
 Etre logique
 Etre responsable
 Employer le vocabulaire administratif la charte graphique de la lettre administrative
Le logo
Le lieu et la date
L’adresse
L’affaire suivie par
L’objet
La référence
Les pièces jointes
La formule d'appel

dans l'angle supérieur gauche, il permet d'identifier l'administration d'où émane le document dans l'angle supérieur droit suivi de la date d'expédition en entier sous le lieu et la date : indication de l'autorité