la GED

984 mots 4 pages

GED DE L’ORGANISATION

1) Dématérialisation : C’est le fait pour une entreprise de remplacer certains documents « physiques » (papiers) par des documents et fichiers informatiques permettant ainsi d’augmenter l’efficacité du travail.

GED : La gestion électronique de documents recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Ces documents pourront ensuite être utilisés directement sur informatique ou même être réédité par la suite.

Veille organisationnelle : Consiste à constamment suivre et analyser les évolutions des différents supports, règlements et techniques organisationnelles afin d’être à jours et utiliser au mieux les supports.

2) Les intérêts et contraintes de la GED dans une organisation

Avantages et intérêts
Inconvénients et limites
Réduction des coûts liés au papier
L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. La GED réduit au moins en partie ces coûts.
Accès ubiquiste aux documents
Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents.
Amélioration de l'indexation et de la recherche
L'indexation et la recherche de documents sont plus rapides, complètes et précises dans un système de GED que dans des archives papier.
Démarche qualité
Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED. Ce côté systématique s'inscrit naturellement dans le cadre de la démarche qualité.
Coûts financiers
La mise en place d'une GED implique des coûts financiers directs qui regroupent la mise en place de l'infrastructure technique et l'intégration des documents existants dans la GED.
Accompagnement et formation
Les utilisateurs doivent être formés et accompagnés lors de la mise en place de la GED. Cette formation couvre à la fois les outils logiciels et l'application des nouvelles procédures.
Limites à l'indexation
Le développement des contenus

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