1 .CARACTERISTIQUE GENERALES DE LA GED
Définition : ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettent d'acquérir, d'organiser, de gérer, de stocker et de diffuser des documents à partir d'applications informatiques dans le cadre normal des activités d’une organisation.
Il existe trois types de GED :
La GED administrative :
Elle consiste à numériser puis classer les divers documents administratifs (fac¬tures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis...). Ces fichiers numérisés pourront être classés et conservés sur différents supports numériques. Ils pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l’entreprise.
La GED bureautique :
Elle permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (notamment à partir des logiciels des suites bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables, voire modifiables, par tout le personnel depuis n’importe quel poste de travail.
La GED documentaire :
Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son...) selon des critères définis par et pour l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants moteurs de recherche (plein texte, multi- critère, index, thèmes...). Plus développée dans les grandes organisations, la GED documentaire permet l’accès efficace à l’information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires...).
Objectif : valoriser les fonds informationnels et optimiser les processus de traitement des informations au service des différents acteurs d'une organisation.
Rôle : organiser, identifier, rechercher et diffuser l'information et les documents utiles à l'organisation, à ses clients et à ses partenaires en utilisant les nouvelles technologies de l'information et de la communication qui facilitent cette