Son principe est de mesurer les écarts qui existent entre la situation réelle et la situation souhaitée afin de définir des stratégies. Autrement dit, il s’agit de mesurer, d’analyser et de chercher à réduire les écarts entre ce qui était prévu et ce qui est réalisé. La démarche se fait en 4 étapes5 :
- Décrire l’organisation et le contenu des emplois et des ressources actuels.
- Identifier et décrire le contenu des emplois et des ressources futurs en fonction des évolutions externes (politiques, économiques, …) et internes (organisationnelles, …).
- Analyser les écarts entre les deux.
- Identifier ce qui va permettre un ajustement (ex : formation, recrutement, …). La GPEC a donné lieu à différents outils qui permettent de repérer l’adéquation d’une personne ou d’un groupe de personnes par rapport au besoin d’un poste ou d’un processus. En voici quelques-uns :
- Fiche de métier : celle-ci est composée de la description de la mission ainsi que d’un listing des différentes activités à accomplir et des compétences à avoir.
- Tableau de compétences: il permet soit de repérer les compétences nécessaires pour un processus, ou d’exprimer les compétences disponibles, c’est l’offre. La GPEC va permettre à l’entreprise de faire de la gestion en étant mobile et flexible, donc en s’adaptant à l’environnement. En effet elle pourra s’organiser au mieux en fonction des besoins en emplois et en ressources de l’entreprise. C’est donc un avantage certain pour l’entreprise. Cependant, cet outil est très coûteux en temps, en argent et en énergie. On peut aussi se demander s’il est toujours évident d’anticiper les besoins futurs et donc les compétences qui en découlent. En effet, les incertitudes sur le marché sont telles qu’il est actuellement difficile de faire de bonnes