Le classement

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  • Publié le : 21 juillet 2011
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Le classement : un incontournable en entreprise
Par Myriam DOREL GERNAIS
Un « bon classement » : critères d’efficacité du classement
Créer, refondre un classement
Les différents types de classement
L’ordinateur au secours du classement
En conclusion
Pour aller plus loin …
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Le classement ! Le parent pauvre dusecrétariat, le mal aimé, celui auquel on pense après tout le reste et qu’on s’empresse de confier à la stagiaire…
Pourtant, un classement bien fait rend d’énormes services ! On évite de se stresser, on gagne du temps, voire de l’argent, car dans certains cas le coût d’un document non retrouvé peut être important.
Le classement est souvent le point névralgique du secrétariat voire de l’entreprise.Il est pourtant indispensable et mérite donc que l’on y accorde un peu d’attention.

Un « bon classement » : critères d’efficacité du classement
Il n’existe pas de modèle type de classement. Le « bon classement » n’existe pas dans l’absolu. Un classement est bon, quand le manager, en l’absence de sa secrétaire, y retrouve tout ce qu’il y cherche.
Quelles conditions le classement doit-ilremplir pour cela ? Il doit être accessible, à jour, épuré et fiable :
* Être accessible : le classement est basé sur une méthode ; les dossiers sont bien identifiés ; il existe un plan de classement qui explique la méthode.
* Être à jour : la corbeille « classement en attente » est vide.
* Être épuré : il est « sans bruit ». Un bruit est un document qui n’a rien à faire dans le classement(le double, le brouillon, la énième version d’un même document, le document ancien qui devrait être archivé, etc.).
* Être fiable : Le classement est sans « silence » c’est-à-dire qu’il ne manque pas de documents dans les dossiers. Tout document ou dossier emprunté sera remplacé par un « fantôme », c’est-à-dire, une feuille de papier qui comportera : le nom du document ou du dossier, le nom del’emprunteur, la date d’emprunt.
Le matériel utilisé par le classement doit faire gagner du temps et de la fiabilité.
Créer, refondre un classement
Pour la création, comme pour la refonte d’un classement, deux éléments sont à prendre en compte : l’analyse de l’existant et les besoins des utilisateurs. Un QQOQCP peut s’avérer très utile pour effectuer cet audit.
L’analyse de l’existant
Pour larefonte d’un classement, comme pour tout projet, il faut prendre en compte l’existant. Il faut l’analyser pour pouvoir le critiquer et imaginer des solutions plus satisfaisantes. L’analyse de l’existant passe par l’inventaire des dossiers. Cette étape est fastidieuse, mais elle seule permet de prendre la mesure de la situation. Cette analyse met en évidence les titres peu précis, les doublons,les dossiers trop vieux destinés aux archives.
Les besoins des utilisateurs
Un classement efficace répond aux demandes. Il faut donc pour le mettre en place, à partir des demandes, c’est-à-dire de l’utilisation qu’on en a.
QQOQCP
  |   | Pourquoi ? |
Qui ? | Qui utilise les dossiers ? | Pour quelle raison ? |
Quoi ? | Quels documents composent les dossiers ? | |
Où ? | Où sont rangés lesdossiers ?
Où les consulte-t-on ? | |
Quand ? | Quand utilise-t-on les dossiers ? (fréquence d’utilisation pour déterminer si le dossier est « vivant ») | |
Combien ? | Combien de dossiers ? | |
Les différents types de classement
Il existe trois grandes méthodes. Toutes les autres sont des variantes ou des combinaisons. Le choix sera fonction du volume du classement (nombre de dossiers)et de sa nature. Bien entendu, plusieurs méthodes peuvent cohabiter dans un même classement.
La première question à se poser est : les dossiers sont-ils des dossiers homogènes ? C’est-à-dire dont le contenu est similaire. C’est le cas des dossiers clients, dossiers fournisseurs ou dossiers du personnel. Sont-ils des dossiers hétérogènes ? C’est-à-dire tous les autres ?
La méthode alphabétique...
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