Le classement : un incontournable en entreprise
Par Myriam DOREL GERNAIS
Un « bon classement » : critères d’efficacité du classement
Créer, refondre un classement
Les différents types de classement
L’ordinateur au secours du classement
En conclusion
Pour aller plus loin …
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Le classement ! Le parent pauvre du secrétariat, le mal aimé, celui auquel on pense après tout le reste et qu’on s’empresse de confier à la stagiaire…
Pourtant, un classement bien fait rend d’énormes services ! On évite de se stresser, on gagne du temps, voire de l’argent, car dans certains cas le coût d’un document non retrouvé peut être important.
Le classement est souvent le point névralgique du secrétariat voire de l’entreprise. Il est pourtant indispensable et mérite donc que l’on y accorde un peu d’attention.

Un « bon classement » : critères d’efficacité du classement
Il n’existe pas de modèle type de classement. Le « bon classement » n’existe pas dans l’absolu. Un classement est bon, quand le manager, en l’absence de sa secrétaire, y retrouve tout ce qu’il y cherche.
Quelles conditions le classement doit-il remplir pour cela ? Il doit être accessible, à jour, épuré et fiable : * Être accessible : le classement est basé sur une méthode ; les dossiers sont bien identifiés ; il existe un plan de classement qui explique la méthode. * Être à jour : la corbeille « classement en attente » est vide. * Être épuré : il est « sans bruit ». Un bruit est un document qui n’a rien à faire dans le classement (le double, le brouillon, la énième version d’un même document, le document ancien qui devrait être archivé, etc.). * Être fiable : Le classement est sans « silence » c’est-à-dire qu’il ne manque pas de documents dans les dossiers. Tout document ou dossier emprunté sera remplacé par un « fantôme », c’est-à-dire, une feuille de papier qui comportera : le nom du document ou du dossier, le nom de