« Le cycle de vie d’un document engageant est organisé autour de deux événements majeurs qui modifient son statut ou sa valeur : la validation qui lui donne son plein effet engageant et l’événement qui déclenche le calcul de la date de fin de conservation.

Avec sa validation comme document engageant (record creation), suivie de sa diffusion, le document émis ou reçu est figé et peut (doit) dès lors être mis en sécurité dans un système qui assurera sa conservation intègre et sa mise à disposition.
L’événement déclencheur du sort final (fin de validité, résiliation, fin d’un laps de temps prédéterminé, décision du responsable du contenu) permet de calculer la date de destruction ou de transfert aux archives historiques. »
« Avant sa validation, le document passe souvent par plusieurs états qui sont autant de documents papier ou de fichiers numériques qu’il convient de gérer au regard de ce que doit être le document finalisé : règles de nommage, versionnage, contrôle de la diffusion. D’autres événements viennent ponctuer la vie du document archivé : les consultations qui peuvent générer des copies de ce document, les changements de localisation (en fonction de la fréquence d’utilisation et des coûts de stockage ou d’accès), les migrations technologiques ou les restaurations après détérioration des données. Certains événements extérieurs peuvent conduire à modifier le cycle de vie du document archivé, par exemple : la valeur du document est requalifiée par suite d’un contentieux ; le support original est détruit malencontreusement et est remplacé par une copie qui devient copie de substitution. »[1]

Ainsi du point de vue du records management les étapes du cycle sont résumées comme suit :

1/ Création (ou capture) du document

2/ Validation du document (avec plusieurs itérations possibles)

3/ Utilisation (diffusion/publication)

4/ Fin de l’usage courant

5/ Échéance légale ou institutionnelle (déterminée par une durée d’utilité administrative)