Les modalites de la communication administratives

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ECOLE SUPERIEURE DE L’EDUCATION NATIONALE (E.S.E.N)

MODALITES DE
LA COMMUNICATION ADMINISTRATIVE

CATHERINE VALLEE

Extrait de « Eléments de la culture juridique et administrative » p. 27 à 56
Ouvrage publié par l’ESEN en Décembre 2003

Pour fredydiop@yahoo.fr

SOMMAIRE

Modalités de la communication administrative 00
Les règles générales de la communication écrite 03
Lestyle administratif 04
Formules et conseils généraux 05
Les règles de la ponctuation 09
L'emploi de la majuscule 10
La lettre administrative 13
---- lettre administrative en forme administrative 16
---- lettre administrative en forme personnelle 17
La note 17
Le bordereau 18
Le compte rendu 19
Le rapport 20
Leprocès-verbal 22
Sources et bibliographie 22
LES REGLES GENERALES DE LA COMMUNICATION ECRITE

.. Ne pas multiplier les objets

.. Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au détail :
- l'introduction rappelle l'objet de la correspondance(courrier précédent ou affaire concernée),
- le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation,
- la conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée clairement.

.. Tenir compte du destinataire
Il n'a pas forcément connaissance de l'affaire.

.. Reformuler la demande, dans le cas d'une réponse.
Replacer lesinformations dans leur contexte.

.. Choisir les arguments
Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les arguments que vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides.

.. Choisir ses mots
En fonctionde votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage.
Vous éviterez en général les termes trop techniques.

.. Respecter les règles de lisibilité
- bannir le jargon de spécialiste et les mots savants,
- donner la signification d'un sigle dès la première utilisation,
- faire des phrases courtes et développer une idée par phrase,
- alléger les phrases enréduisant le nombre des subordonnées,
- veiller à l'équilibre des paragraphes,
- si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le faire apparaître clairement (pagination, .../...).

.. Choisir le ton juste
Évitez le ton affectif ou le ton péremptoire. Vous pouvez utiliser le conditionnel, des adverbes ou la forme interrogative.

.. Aller à l'essentiel
Dans un écrit professionnel,l'objectif visé est l'efficacité qui exige que l'on aille rapidement à l'essentiel.

.. Citer les faits
Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu'ils vous ont été rapportés. Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible.
.. Utiliser des formules positives

.. Limiter la redondance
La répétition des informations peut parfois être utile etdélibérée. La plupart du temps, elle est involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les redondances.

LE STYLE ADMINISTRATIF

.. Être courtois
Évitez tout jugement de valeur.

.. Être objectif
Les réactions personnelles n'ont aucune place dans les documents officiels.
Le signataire (qui peut être différent du rédacteur) incarne l'État ; il agit, parconséquent, dans le cadre des lois et règlements. Tout ce qui est écrit doit pouvoir être vérifié, notamment grâce aux références faites aux textes officiels.

.. Être clair
L'administration ayant pour rôle de préparer ou de prendre des décisions, il faut que l'action soit exprimée avec clarté pour être comprise de son destinataire.
Recherchez l'emploi de mots simples.
Chaque phrase...
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