Les relances

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  • Publié le : 5 décembre 2010
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Fiche descriptive d’activité professionnelle
Entreprise d’accueil : Groupe Cémoi
Responsable de la formation : Mr Palluy, Trésorier
Service : Comptabilité

Le traitementdes litiges clients

Tâche en amont :

Les impayés représentent souvent des sommes très importantes qui fragilisent les entreprises en réduisant leur trésorerie. Agir vite est un gage de réussitedans le recouvrement des créances. Pour cela, chaque jour, un état qui regroupe toutes les factures impayées ou qui arrivent à échéance s’imprime automatiquement (voir annexe n°1). Avant de relancer lesclients j’ai tout d’abord été vérifier les comptes clients afin de m’assurer qu’il n’y ai pas d’erreur par exemple :
➢ Le service règlement aurait soldé une autre facture du même montant,
➢Le règlement de la facture n’est pas encore enregistré en comptabilité
Si n’y a aucune erreur à ce moment là, je peux commencer à préparer mes relances.

Descriptif de la tâche :

En cas defacture non payée à échéance, on engage ce que l’on appelle une procédure de recouvrement d’impayés. En premier lieu j’ai procédé à une relance téléphonique, j’ai noté soigneusement le jour et l’heure del’appel ainsi que le nom de l’interlocuteur. Sans résultat, j’ai rappelé la semaine suivante (voir annexe n°2). Là encore j’ai noté le jour et l’heure de l’appel et le nom de l’interlocuteur. Si ledeuxième rappel par téléphone n’a rien donné, j’envoie alors une lettre de relance par simple courrier postal ou télécopie (voir annexe n°3). Je garde une copie sur laquelle j’ai noté la date del’envoi. Dans de nombreux cas, le litige s’arrête à la relance téléphonique, au pire à la lettre simple. Les retards de paiement sont alors dus à une mauvaise organisation du client, à la perte de la facture,à un classement intempestif avec les factures payées, à des procédures de mise en paiement des factures fournisseurs fastidieuses (surtout pour les grands comptes) ou simplement à un oubli de la...
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