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  • Publié le : 3 juin 2010
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NOM : 01 - E1 - Fiche descriptive ACTIVITE – A2

Intitulé : GESTION ADMINISTRATIVE

Décrivez cette activité :  

Cette activité consiste à prévoir, planifier et gérer tout ce qui concourt à la réalisation des réunions de travail, tant internes qu’externes (intra ou extra entreprise).

Il s’agit de préparer et d’organiser toute la logistique autour d’undéplacement professionnel soit pour le gérant, soit pour le responsable commercial en visite chez un fournisseur, en séminaire ou en convention.

Cette activité est : quotidienne ( fréquente ( assez fréquente ( exceptionnelle (

Un appel d’offres est une procédure qui permet à un commanditaire de faire le choix de l’entreprise le plus à même à réaliser une prestation, fournituresou services. Le but est de mettre plusieurs entreprises en concurrence.

La démarche consiste à prospecter en consultant les journaux locaux :

Exemple : la Dépêche du Midi, Journal d’Ici, la Montagne Noire et nationaux : Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP) ainsi que d’autres sites internet.

En règle générale les appels d’offres sont émis par les administrations,les collectivités et les grands comptes. Je demande le dossier soit par fax, soit par émail en précisant les lots qui m’intéressent dans la mesure où c’est une consultation générale. Dès réception du dossier, je consulte le cahier des charges.

Mon rôle est de proposer et de trouver les produits adaptés, les détailler et les chiffrer.

Parallèlement, je propose toujours une variante parrapport aux produits souhaités.

Pour l’attribution d’un marché public, les commanditaires doivent respecter une procédure stricte de sélection afin de garantir l’égalité de traitement entre les entreprises candidates.

En quoi cette activité tient-elle une place importante dans votre emploi (fonction, poste) ?

Cette activité est assez fréquente. En tant qu’assistante de gestion, mon rôleest d’organiser les rencontres et de les finaliser avec fournisseurs et salariés. Elle reste par ailleurs une activité dans laquelle je m’épanouis grâce aux multiples contacts et à toutes les démarches autour de l’action de communication et l’aptitude à la relation.

En ce qui concerne les déplacements, cette activité nécessite un investissement important dans le cadre de l’organisation ;comparer les tarifs aériens, les trains, recherches d’hôtels économiques à proximité, gérer la logistique transport pour éviter une grande perte de temps entre chaque déplacement, connaître le jour de départ et le jour d’arrivée. En tant qu’assistante de gestion et collaboratrice, je dois maîtriser tous les paramètres pour l’organisation du déplacement.

Cette activité est peu fréquente, elleconcerne 3 ou 4 déplacements dans l’année.

Consulter et répondre aux appels d’offres est une activité qui tient une place importante dans mon emploi. Elle est intéressante et enrichissante, tant dans sa gestion globale que pour l’aspect relationnel.

Cependant, c’est une activité très complexe car elle nécessite une réactivité en termes de délai et une réflexion en termes de produits.

Il estimpératif de traiter les informations qui nous sont communiquées, afin d’être en adéquation avec le commanditaire et d’anticiper toutes les demandes.

Pour réaliser cette activité, vous êtes en relation à l’interne de votre organisation :

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|avec qui(fonction, rôle, service, etc) ? |à quel(s) sujet(s) ? pour faire quoi ? |
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|( Le gérant |Il détermine le thème, les objectifs, les participants, afin de convoquer |
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