Management des connaissances

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IntraSGA - Vie professionnelle - Lettres électroniques - Lettre du management

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Secrétariat général pour l'administration - http://www.sga.defense.gouv.fr

Vie professionnelle
La lettre électronique du management N°19 - Novembre 2007
Carte blanche Mr William Bres
Chef du bureau de la gestion prévisionnelle des effectifs à la délégation générale pour l’armement (DGA) Auditeurà la formation Management des connaissances (MACO)

A la gestion des effectifs (S-HUM 120) j’ai été amené très rapidement à intégrer des évolutions fonctionnelles et organisationnelles quasi permanentes. En effet, la DGA qui se trouve à la charnière des univers administratifs, industriels et militaires est conduite régulièrement à repenser son organisation pour l’adapter aux exigences desconduites des programmes d’armement qui lui sont confiées. Les actions entreprises ont essentiellement visé à : compenser en permanence le manque de personnel (8 équivalents temps plein travaillés annuel pour un effectif nominale de 12) ; avoir un dispositif capitalisant les connaissances, les savoirs faire, et donc qui permette facilement la prise en charge d'apprentissage pour les nouveaux arrivantset les changements dans l'organisation et les processus. permettre le partage de savoirs et l'échange d'information et l'optimiser assurer le stockage d'informations et de règles disséminées, multi format et multi contenant, garantir la traçabilité des études, scénarios et réponses du processus selon divers périmètres de référence S’agissant d’effectifs et de masse salariale, il a fallu retracercorrectement dans les nouvelles unités de décomptes les poids en effectifs et masse salariales des agents gérés et/ou employés par la DGA dans les programmes ou elle intervient : 144 et 146 pour l’essentiel. Cela se fera en deux temps : dans un premier temps dans un environnement purement DGA aujourd’hui puis à compter d’octobre 2007 dans l’application ministérielle ALLIANCE. Il a donc éténécessaire d’inventer des procédures qui soient à même de capitaliser l’expérience passée en terme de gestion d’effectifs, de prendre en considération les modifications organisationnelles et fonctionnelles dues aux changements internes et externes migration d’un système d’information ressources humaines purement interne (CHORUS) vers un applicatif ministériel ALLIANCE avec prise en compte de particularitéspropres à la DGA. J’ai pour cela utilisé les outils mis à disposition au sein de la DGA à savoir les espaces collaboratifs appelés Agora sous NOTES logiciel propriétaire d'IBM. Du point de vue humain, je me suis aussi appuyé sur les possibilités ouvertes désormais par l'apprentissage en Administration centrale en assurant le tutorat et le coach d'apprentis (licence et master ressources humaines,chef de projet). Cette formule permet d'avoir 3 jours sur cinq l'apprenti en entreprise et compense partiellement le manque de personnel mais au prix d'un accompagnement important. Il s'est agit donc d'assurer les fonctions traditionnelles dévolues à la Gestion électronique de documents en les mettant au service de la gestion des connaissances à savoir : la gestion de la production, la validationet la mise à disposition de documents (EDM : Entreprise Document Management), l'archivage et la traçabilité des contenus à fortes contraintes telles que les situations d'effectifs (RM : Record Management) et la publication de contenus au profit du réseau des effectifs, des responsables d'autres processus et des donneurs d'ordre. Ces fonctions sont mises en service dans un espace collaboratif"Gérer les effectifs" qui a vocation à intégrer l'ensemble des données, savoirs et processus nécessaires à la gestion des effectifs et de la masse salariale associée. En quatre années, l'espace collaboratif mis à disposition : est ouvert à l’ensemble des utilisateurs qui ont besoin d’en connaître : RH, Finances, etc. occupe un espace de près de 4 gio de données composites. Sa croissance est assez...
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