Guide Dédié À L'organisation De Réunions

BUDGETISATION
Une budgétisation réaliste de l'organisation de votre réunion vous aidera à contribuer à sa réussite globale. Plus vous parviendrez à comprendre que les changements de dernière minute peuvent entraîner des dépenses supplémentaires pour votre entreprise, et plus vous et votre société serez à même d'organiser un plus grand nombre d'événements professionnels tout en restant dans les limites budgétaires prévues. La création d'une feuille de calcul pour vos dépenses et les éventuelles recettes que vous percevrez de la part de prestataires, de promoteurs ou d'exposants permet de démarrer le processus en douceur. TENIR COMPTE DE L’ENSEMBLE DES FACTEURS
Lors du calcul de votre budget, voyez plus large et ne vous limitez pas uniquement aux tarifs des chambres pour les participants. De nombreux établissements hôteliers et centres de conférences incluent dans leur offre des prestations que d'autres facturent. Tenez compte de l'ensemble des facteurs dans votre budget global, et notamment:
√ Du prix de la nourriture et des boissons.
√ Du budget consacré aux loisirs.
√ Des taxes de séjour/frais des clubs de remise en forme.
√ De l'audiovisuel.
√ Des frais de transport.
√ Des dépenses technologiques.
√ Des taxes locales.
√ Du service.

TENEZ COMPTE DES SUGGESTIONS SUIVANTES
• Déterminez les dépenses qui seront assumées par le promoteur de la réunion et celles qui seront prises en charge par les participants.
• Créez un bilan répertoriant les coûts pour l'ensemble des points pratiques de votre réunion, tels que les coûts liés aux horaires du personnel, aux dépenses marketing, au transport terrestre et aérien, à l'hébergement, à la nourriture et aux boissons, aux divertissements et aux loisirs, aux taxes et aux pourboires, à l'équipement audiovisuel et à la production. Créez un « poste de secours » pour les dépenses non prévues et de dernière minute.
• N'oubliez pas les dépenses liées aux licences