Meeting planner

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  • Publié le : 26 avril 2011
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Guide Dédié À L'organisation De Réunions

BUDGETISATION
Une budgétisation réaliste de l'organisation de votre réunion vous aidera à contribuer à sa réussite globale. Plus vous parviendrez à comprendre que les changements de dernière minute peuvent entraîner des dépenses supplémentaires pour votre entreprise, et plus vous et votre société serez à même d'organiser un plus grand nombred'événements professionnels tout en restant dans les limites budgétaires prévues. La création d'une feuille de calcul pour vos dépenses et les éventuelles recettes que vous percevrez de la part de prestataires, de promoteurs ou d'exposants permet de démarrer le processus en douceur.

TENIR COMPTE DE L’ENSEMBLE DES FACTEURS
Lors du calcul de votre budget, voyez plus large et ne vous limitez pasuniquement aux tarifs des chambres pour les participants. De nombreux établissements hôteliers et centres de conférences incluent dans leur offre des prestations que d'autres facturent. Tenez compte de l'ensemble des facteurs dans votre budget global, et notamment:
√ Du prix de la nourriture et des boissons.
√ Du budget consacré aux loisirs.
√ Des taxes de séjour/frais des clubs de remise en forme.
√De l'audiovisuel.
√ Des frais de transport.
√ Des dépenses technologiques.
√ Des taxes locales.
√ Du service.


TENEZ COMPTE DES SUGGESTIONS SUIVANTES
• Déterminez les dépenses qui seront assumées par le promoteur de la réunion et celles qui seront prises en charge par les participants.
• Créez un bilan répertoriant les coûts pour l'ensemble des points pratiques de votre réunion, telsque les coûts liés aux horaires du personnel, aux dépenses marketing, au transport terrestre et aérien, à l'hébergement, à la nourriture et aux boissons, aux divertissements et aux loisirs, aux taxes et aux pourboires, à l'équipement audiovisuel et à la production. Créez un « poste de secours » pour les dépenses non prévues et de dernière minute.
• N'oubliez pas les dépenses liées aux licences(musique, supports imprimés) et à l'assurance (pour les boissons alcoolisées et la responsabilité civile, l'annulation pour motif professionnel et l'interruption de la manifestation).
• Vérifiez les budgets de réunions similaires pour évaluer les dépenses.
• En concertation avec le service comptabilité ou le directeur financier de votre société, décidez du formatage du budget de sorte qu'il soitcompatible avec les systèmes comptables internes.
• Obtenez la signature d'un responsable financier ou d'une autre personne exerçant une responsabilité fiscale au sein de votre société pour les éventuelles dépenses sortant du cadre du budget pré-établi.
• Assurez-vous que des fonds sont alloués pour payer l'ensemble des fournisseurs. Créez et tenez un compte du cumul des dépenses du programme.• Déterminez les objectifs de la réunion en relation avec votre budget. Gardez à l'esprit les questions de préorganisation relatives au type de réunion, aux participants, au thème, etc.
• Précisez d'où proviennent les recettes et ce à quoi elles sont destinées.
• Identifiez quels pourcentages de recettes proviennent de quels postes.
• Analysez ce que la société dépense et si ces dépenses sontsusceptibles d'être trop élevées.
• Déterminez quels sont les postes à même de permettre une augmentation des recettes.
• Estimez l'ensemble des augmentations et des déficits.
• Assurez-vous que le budget est établi en tenant compte du contexte global des objectifs et de la structure fiscale de la société.
éTABLISSEZ UN BUDGET DES DEPENSES
• Toutes les dépenses relatives à chaque poste doiventêtre répertoriées.
• Des devis doivent être obtenus auprès des fournisseurs.
• Détaillez chaque poste.
• Tenez un journal budgétaire des calculs et des devis enregistrés.
DéFINISSEZ LE BUDGET DES RECETTES
• Le référencement ou les expositions sont-ils supposés générer des profits ?
• Les réceptions sont-elles censées atteindre le seuil de rentabilité ou générer des profits ?
• Une...
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